Maîtriser la fonction achat : enjeux, compétences et formation

Qu’est-ce que la fonction achat ?

La fonction achat regroupe l’ensemble des actions permettant de satisfaire les besoins en biens et services d’une organisation. Elle est gérée par des responsables ou des acheteurs spécialisés, qui doivent répondre à des exigences précises en matière de qualité, de coûts et de délais.

Bien plus qu’une simple opération de commande, la fonction achat occupe une place stratégique dans les entreprises. Elle contribue directement à la maîtrise des coûts et à l’optimisation de la performance globale. Cette activité s’étend à :

• la recherche et à la gestion des fournisseurs,
• la négociation des contrats,
• la sécurisation des approvisionnements,
• la mise en œuvre d’une véritable stratégie d’achats.

Enjeux et objectifs de la fonction achat

L’un des principaux enjeux consiste à optimiser les coûts tout en maintenant un haut niveau de qualité pour les produits et services achetés. Cela passe par une sélection rigoureuse des fournisseurs et la mise en place de partenariats durables.

L’évaluation régulière des fournisseurs permet d’anticiper les risques et d’assurer la continuité des approvisionnements. Le rôle des responsables achats consiste également à :

• réduire les délais,
• garantir la conformité réglementaire,
• veiller à l’application du cahier des charges fonctionnel établi avec précision.

La fonction achat s’inscrit également dans une stratégie globale d’optimisation des ressources :

• recherche d’innovations,
• amélioration continue des processus,
• intégration d’outils de gestion performants.

Cela contribue à renforcer la performance économique de l’entreprise tout en minimisant les risques opérationnels.

Les étapes clés du processus achat

Le processus achat suit une méthodologie structurée afin d’assurer une efficacité optimale.

La première étape consiste à définir avec précision le besoin interne : nature du produit ou du service, quantités, délais, contraintes techniques. Cette définition s’accompagne de la rédaction d’un cahier des charges fonctionnel, document essentiel pour garantir une compréhension commune entre l’entreprise et les fournisseurs.

Vient ensuite l’analyse du marché pour identifier les partenaires potentiels. Cette phase de sourcing s’appuie sur des critères de sélection adaptés : prix, qualité, délais de livraison, fiabilité, respect des normes réglementaires.

Une fois les candidats sélectionnés, une phase de négociation s’ouvre pour fixer les modalités contractuelles. Le choix final du fournisseur est validé après une évaluation précise de sa capacité à répondre aux exigences de l’entreprise.

Enfin, un suivi constant du partenariat est assuré afin de mesurer la performance et la qualité des prestations fournies. Des corrections peuvent être appliquées si nécessaire pour respecter les objectifs fixés.

Quelles compétences sont nécessaires pour maîtriser la fonction achat ?

La fonction achat requiert des compétences variées, alliant expertise technique, rigueur organisationnelle et qualités relationnelles. Le responsable achats doit savoir piloter une démarche d’achats complexe tout en s’adaptant aux contraintes de son marché.

Parmi les aptitudes clés, on retrouve :

• une forte capacité d’analyse pour évaluer les besoins et les offres,
• la maîtrise des techniques de négociation pour obtenir les meilleures conditions contractuelles,
• des compétences en gestion et en suivi budgétaire,
• la connaissance des outils et des méthodes d’achat – logiciels spécialisés, bases de données fournisseurs -,
• la capacité à élaborer un cahier des charges fonctionnel précis,
• un sens développé de la relation et du partenariat avec les fournisseurs,
• une excellente organisation pour assurer le respect des délais et des objectifs fixés,
• une grande adaptabilité face aux évolutions du marché ou aux imprévus pouvant affecter la chaîne d’approvisionnement.

Ces compétences permettent au professionnel des achats de contribuer activement à la performance et à la stratégie globale de l’entreprise.

Se former pour maîtriser la fonction achat

Suivre une formation dédiée permet d’acquérir les bonnes pratiques et de renforcer ses compétences. Une formation professionnelle offre une vision globale du métier, des méthodes d’évaluation des fournisseurs jusqu’à la mise en œuvre d’une stratégie achats performante.

Le CNFCE propose des programmes adaptés aux besoins des entreprises et des collaborateurs :

• définition des objectifs et du public concerné,
• apprentissage des outils et méthodes d’achats,
• formation aux aspects organisationnels et relationnels indispensables pour garantir la qualité et la continuité des services,
• adaptation possible du contenu aux spécificités de la situation de l’entreprise.

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En présentiel, en formation à distance ou en intra-entreprise, ces parcours permettent de maîtriser l’ensemble des étapes et des enjeux liés à la fonction achat.