Gestion des coûts de projet : 5 étapes clés

Qu’est-ce que la gestion des coûts d’un projet ?

C’est le processus qui consiste à estimer, budgétiser et suivre les coûts d’un projet. L’objectif est de maîtriser les dépenses et de garantir que les ressources allouées sont utilisées de manière optimale. La gestion des coûts repose sur des outils de prévision, de suivi et d’ajustement. Elle s’appuie aussi sur une analyse rigoureuse des risques financiers. Elle commence dès la phase de planification et se poursuit tout au long du projet.

Le chef de projet, responsable de la gestion des coûts, peut s’appuyer sur les coûts réels des projets similaires pour définir le budget. Au terme du projet, il compare les coûts estimés aux coûts effectifs afin d’évaluer la précision des prévisions et identifier les écarts. Cette analyse contribue à améliorer les futures estimations budgétaires et à renforcer le pilotage financier des projets suivants.

La gestion des coûts d’un projet en 5 étapes

Définir les ressources à mobiliser

Tout commence par une identification précise des besoins. Il s’agit de prévoir comment seront réalisées les différentes tâches du projet : nombre de personnes mobilisées, outils à utiliser, moyens financiers engagés, délais requis, équipements utilisés… Les besoins en sous-traitance ou en expertise externe ne doivent pas non plus être négligés.

À ce stade, une première estimation des ressources est élaborée. L’idée est de poser les bases d’un chiffrage budgétaire, même encore approximatif. Cette estimation est ensuite affinée au moment de concevoir un plan de gestion des ressources plus détaillé. Un logiciel de gestion de projet est alors indispensable. Cette première étape permettra ensuite d’allouer les moyens nécessaires, au bon moment et aux bonnes équipes.

Estimer les coûts

Une fois les ressources identifiées, il faut en estimer le coût. L’objectif est de traduire chaque besoin en valeur monétaire, afin d’obtenir un budget prévisionnel aussi réaliste que possible. Les éléments à prendre en compte sont nombreux : salaires, formation, matériel, prestataires externes, frais de gestion, ou encore coût de la qualité et de la maîtrise des risques du projet. Sans oublier les frais indirects, souvent sous-estimés.

Déterminer le budget

Une fois les besoins bien identifiés, il est temps d’estimer le coût total du projet. Plusieurs méthodes existent. La plus simple consiste à reprendre l’ensemble des tâches définies et à leur associer un coût, grâce à une matrice tâche/coût. Cela consiste à additionner l’ensemble des estimations recueillies pour construire un budget détaillé. Il s’agit d’identifier, poste par poste, les dépenses prévues, leur montant, leur usage et leur échéance. Une enveloppe budgétaire globale, répartie selon le découpage du projet, est alors définie.

Le chef de projet peut aussi demander aux équipes techniques d’évaluer directement les coûts de leurs actions (estimation ascendante), ou partir d’un budget global défini par la direction, à répartir ensuite entre les tâches (estimation descendante).

Autre option : la comparaison avec des types de projets similaires déjà mis en œuvre. Cette méthode par analogie permet de gagner du temps, surtout si le projet est récurrent.

En pratique, on combine souvent plusieurs approches, selon le degré de nouveauté du projet ou les données disponibles. Une fois les coûts estimés, ils sont intégrés dans un plan budgétaire qui servira de référence tout au long du projet.

Contrôler les coûts du projet

Une fois le projet lancé, le travail ne s’arrête pas là. Il est important de suivre régulièrement les dépenses pour s’assurer que le budget est respecté. Cette étape de contrôle consiste à vérifier combien d’argent est dépensé, à quelle vitesse et pour quoi. Cela permet d’identifier rapidement les écarts et de réagir avant que les dépenses ne dépassent le cadre initialement fixé.

Le rythme de suivi dépend de la nature du projet : certains nécessitent un contrôle hebdomadaire, d’autres un point mensuel ou trimestriel. Les outils de gestion de projets sont utilisés pour générer des rapports, mettre en évidence les postes les plus coûteux et repérer ceux à surveiller.

Il pourra être nécessaire d’ajuster le budget si le périmètre du projet évolue. Tout changement peut avoir un impact financier. En cas de dépassement, informez les parties prenantes sans attendre, pour décider ensemble des actions à prendre.

Évaluer les performances du projet

Le pilotage du projet se termine sur l’analyse des résultats obtenus par rapport au budget prévu. Cette évaluation finale permet de comparer les coûts estimés et les dépenses réelles, afin de mesurer les écarts. Le but est de comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré pour les projets futurs.

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