Quels outils sont indispensables pour gérer un projet efficacement ? 

Pourquoi utiliser des outils pour gérer un projet ?

Parce que peu importe la taille de votre entreprise, utiliser des outils facilite la réalisation de vos projets. Ils offrent, en effet, de nombreux avantages dont vous auriez tort de vous priver. Ils vous permettent de centraliser l’information, d’améliorer la communication au sein de votre équipe, de coordonner les tâches et de mieux répartir vos ressources.

Et d’ailleurs, d’après une étude menée par Wrike, une plateforme de gestion collaborative, 80 % des dirigeants affirment que l’adoption de nouveaux outils numériques a significativement amélioré la productivité de leurs équipes (source : Wrike). Un chiffre qui montre bien que l’investissement dans les bons outils peut faire toute la différence.

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Quels sont les outils indispensables pour une gestion efficace ?

Il existe une multitude d’outils pour piloter vos projets et la bonne nouvelle, c’est qu’ils peuvent souvent fonctionner ensemble.

Pour planifier et suivre les tâches

Des outils comme Asana, Trello ou Notion sont parfaits pour organiser le travail de votre équipe. Vous créez vos tableaux, vous répartissez les tâches et vous suivez l’avancement de votre projet en temps réel.

Pour mieux communiquer

Avec Microsoft Teams ou Slack, la communication est instantanée. Vous n’avez plus besoin de rédiger de longs emails qui risquent de se perdre dans les boîtes de réception de vos collaborateurs.

Pour gérer les ressources

Smartsheet, par exemple, vous aide à garder la main sur les plannings et les budgets. Vous visualisez facilement qui fait quoi et à quel moment.

Pour les équipes Agile

Si vous travaillez en suivant la méthode Agile, Jira est l’outil de référence. Grâce à lui, vous suivez facilement les tâches, les sprints et les backlogs de votre projet.

Pour suivre les résultats

ClickUp ou Monday.com offrent des tableaux de bord personnalisables en fonction des indicateurs sélectionnés. C’est parfait pour suivre les performances de vos projets.

Comment choisir les bons outils projet ?

Le choix d’un outil dépend de plusieurs critères. Sachez qu’il est inutile d’opter pour une plateforme ultra-complète si le projet est court ou s’il implique peu d’intervenants, par exemple. Voici quelques points à considérer :

• La taille du projet et de l’équipe : plus le projet est complexe, plus il nécessite des fonctionnalités avancées.
• La méthodologie utilisée : Agile, cycle en V, méthode classique… Les outils doivent être compatibles avec la méthode choisie.
• Le budget : de nombreux outils ont une version gratuite, mais les fonctions avancées sont souvent payantes.
• L’intégration avec vos systèmes existants : gagnez du temps en optant pour un outil qui s’intègre bien à votre environnement actuel !

L’exemple d’une agence digitale

Une agence de marketing digital prend en charge plusieurs campagnes clients en même temps.

Pour faciliter le travail de ses équipes, le responsable de l’agence décide d’implémenter Asana.

Chaque campagne est représentée sous forme d’un tableau dans lequel sont précisés :

• Les tâches à réaliser.
• Le ou les membres de l’équipe responsable(s) pour chaque tâche.
• Les délais.
• Les résultats attendus.

Grâce à cet outil, tout le monde sait exactement ce qu’il a à faire. Les projets avancent vite et les clients sont satisfaits.