Comment améliorer ses compétences en gestion du temps ?

Développez votre capacité à planifier

Commencez par définir vos priorités. Quelles sont les tâches à fort impact ? Quels objectifs doivent être atteints aujourd’hui ? Classez-les en fonction de leur importance grâce à la méthode ABC : les tâches A sont prioritaires, les B secondaires, les C peuvent attendre.

Établir une to-do list chaque matin est aussi un réflexe à adopter. Elle vous aide à garder une vue d’ensemble sur vos priorités, à cocher les tâches accomplies et à ajuster le reste de la journée en fonction des aléas.

Dans l’organisation de vos tâches comme dans la gestion d’équipe, les imprévus doivent être pris en compte. Laissez des créneaux libres dans votre emploi du temps pour répondre aux urgences sans désorganiser votre programme.

Utilisez des méthodes/techniques de productivité

Savez-vous que plus vous allouez de temps à une tâche, plus elle s’étire ? Appliquez la loi de Parkinson en vous limitant à un temps donné. Vous accélérerez ainsi votre rythme et libérerez du temps pour les imprévus. Par exemple, pour éviter de passer des heures sur la gestion d’e-mails, fixez-vous deux ou trois moments courts dans la journée pour les traiter et fermez la boîte mail le reste du temps.

La technique Pomodoro permet elle aussi de booster sa concentration. Vous alternez 25 minutes de concentration avec 5 minutes de pause, ce qui permet de maintenir votre attention sans vous épuiser. Se focaliser sur une seule tâche à la fois, plutôt que de jongler en permanence entre les dossiers, est très bénéfique pour la productivité.

Enfin, regrouper les activités similaires, limiter les interruptions et se fixer des objectifs concrets et mesurables font partie des bases pour maîtriser un projet.

Identifiez les priorités

Savoir faire la différence entre une tâche urgente et une tâche importante est fondamental en gestion du temps. La matrice d’Eisenhower est largement utilisée en entreprise pour identifier les actions à traiter rapidement, celles à planifier, à déléguer ou à écarter.

Cette méthode repose sur la distinction entre les tâches urgentes, à traiter immédiatement sous peine de perturber l’activité, et les tâches importantes, à programmer avec soin pour servir les objectifs de long terme. Ce n’est pas parce qu’une tâche est urgente qu’elle est importante. Et inversement : certaines missions importantes demandent de la planification, mais pas de réaction immédiate.

En utilisant cette matrice, le chef de projet peut répartir ses actions dans quatre catégories :

• important et urgent ;
• important mais non urgent ;
• urgent mais non important ;
• ni urgent, ni important.

Il devient ainsi possible de mieux répartir la charge de travail, de désamorcer les situations de stress et de mieux préparer les échéances.

Découvrez notre formation gestion de projet

Travaillez votre discipline personnelle au quotidien

La gestion du temps repose sur la rigueur personnelle. Cela passe par le respect des horaires, la limitation des distractions et la capacité à se recentrer sur ses missions.

Organiser sa journée autour d’objectifs clairs, se fixer des temps de concentration, s’accorder des moments de pause : autant d’habitudes simples qui, en s’ancrant dans le quotidien, permettent de gagner en efficacité.

Évitez la surcharge de travail

Face à une charge de travail élevée, le risque est de s’éparpiller et de voir son niveau de stress grimper.

Pour éviter cela, des méthodes existent :

• Divisez les projets en petits objectifs et assurez le suivi des différentes tâches avec un logiciel de gestion de projet pour plus de clarté. Un agenda structuré, des objectifs clairs, des plages horaires réservées à des tâches ciblées : l’organisation et la planification sont vos alliées.
• Apprenez à dire non, mais de façon positive en fixant vos limites de manière constructive. L’assertivité est salvatrice quand les sollicitations se multiplient.
• Accordez-vous des pauses même si vous vous sentez débordé, car la fatigue physique et cérébrale sont contre-productives. Les temps de récupération vous aident à rester pleinement opérationnel.
• Enfin, n’oubliez pas que savoir déléguer fait également partie des stratégies pour gagner du temps tout en valorisant les compétences de chacun.