Gestion des priorités au travail : les meilleures méthodes

Comment mettre en place une bonne gestion des priorités au travail ?

Face à la multitude de tâches et de projets qui s’accumulent, dites-vous qu’il est impossible de pouvoir tout traiter en une seule journée.

A ce titre, il est important de prioriser et de hiérarchiser ses tâches, en fonction de leur importance. Pour cela, il est nécessaire de se poser plusieurs questions :

• Quel est le degré d’importance de cette tâche ?
  • Cette tâche va-t-elle répondre à mes objectifs principaux ? Si ce n’est pas le cas, elle ne doit pas être traitée en premier.
  • Est-elle prioritaire ou urgente ? Si elle est à la fois prioritaire et urgente, traitez là en premier.

• Puis-je la déléguer à quelqu’un d’autre ? Si c’est le cas, ce n’est pas une tâche à traiter en premier.

Comment faire pour gérer les priorités au travail ?

• Commencez par établir une liste de tâches comprenant toutes vos activités
• Priorisez et classez vos tâches en fonction de leur importance
  • Importante et urgente : #1
  • Importante mais non urgente : #2
  • Urgente mais non importante : #3
  • Non urgente et non importante #4
• Donnez-vous une date limite, ou deadline, pour la réalisation de telle ou telle tâche : « à finir demain » « à la fin de la semaine » etc.
• Planifiez votre activité
  • N’hésitez pas à prendre une trentaine de minutes, à la fin de chaque semaine, pour planifier toutes vos activités de la semaine suivante. Ainsi, vous saurez quoi traiter dès le début de la semaine.
• Evaluez le temps nécessaire à chaque action
• S’organiser et ranger son espace de travail permet de mieux gérer son temps
• Anticipez les tâches importantes avant qu’elles ne deviennent urgentes
• Gardez-vous toujours un peu de temps dans la journée pour gérer les imprévus

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Comment faire un tableau des priorités ? La méthode Eisenhower

La méthode Eisenhower (ou matrice Eisenhower), du nom du président américain, Dwight Eisenhower, est un outil d’analyse permettant de définir le degré d’urgence d’une tâche. C’est une méthode simple et utilisée pour maximiser sa productivité, notamment pour faire des choix, lorsque tout semble prioritaire.

Cette méthode de gestion des priorités prend en compte plusieurs critères :

Important et urgent : à traiter en priorité

• Il s’agit d’une tâche qui nécessite un traitement immédiat
• A faire soi-même

Par important, on parle ici d’éléments à traiter ayant un impact direct sur la réalisation de ses objectifs principaux :

• Opportunités commerciales
• Demande expresse de votre patron
• Problèmes techniques (panne de courant)

L’urgence définie quelque chose qui ne peut pas attendre.  

Important mais non urgent

• Tâche importante mais non prioritaire
• Tâche à réaliser juste après une priorité

Non important mais urgent

• A traiter immédiatement après les tâches importantes mais non urgentes
• Tâche pouvant être déléguée à quelqu’un

Ni important ni urgent

• Tâche qui n’a pas d’impact direct sur la réalisation de ses objectifs
• Tâche pouvant être déléguée à quelqu’un

Savoir hiérarchiser et classer une tâche en fonction de son importance est un précieux atout, notamment pour mieux gérer son temps et travailler efficacement sur un projet.

Comment gérer surcharges de travail et distractions ?

• Négocier un délai supplémentaire :
  • Lorsque l’on vous demande une tâche, n’hésitez pas à demander à votre interlocuteur « De quel délai je dispose pour réaliser cette tâche ? »
  • Si ce délai vous semble bien trop court, pensez à négocier un délai qui satisfera les deux parties.

• Dire non :
  • Dire non n’est pas forcément quelque chose à éviter. Néanmoins, exprimez clairement pourquoi vous ne pouvez effectuer une demande d’un de vos collègues.
  • Prenez le temps d’évaluer la faisabilité de cette demande avant de répondre. Si ce n’est pas possible, par manque de temps, dites clairement que ce n’est pas possible, ou proposez une autre solution.

• Couper les notifications :
  • Les notifications, comme les mails ou les messages de ses collègues, sont des distractions qui peuvent nous faire perdre le fil et nous rendre moins efficace.
  • Si vous avez tendance à sauter sur le premier mail que vous recevez, même lorsque vous êtes concentré sur une tâche, apprenez à couper les notifications.
  • Si vous vous êtes défini une plage de travail pour réaliser une tâche, mettez-vous en « ne pas déranger » ou mettez votre téléphone en silencieux.

• Demander de l’aide ou déléguer à l’un de vos collègues :
  • Déléguer une tâche à un collègue n’est pas synonyme de faiblesse. La délégation est un outil puissant pour améliorer sa productivité.
  • Demandez à un ou une collègue qui vous semble le plus en capacité de la réaliser.

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