Quelles sont les obligations des organismes de formation ?

Les formateurs professionnels, au-delà de transmettre leurs connaissances dans leur secteur de prédilection ont différentes obligations à respecter pour pouvoir exercer, qu’elles soient administratives, comptables ou encore pratiques. Ces intervenants externes doivent remplir une déclaration d'activité et respecter certaines règles lors de la rédaction de leurs contrats. Chaque année, ils doivent envoyer à l'administration un compte de résultat, une annexe et un bilan pédagogique et financier. Lorsqu'un organisme souhaite dispenser une stage réglementé, comme les stages HACCP, il doit obtenir une habilitation. Dans cette fiche, vous trouverez tout ce qu’il faut savoir sur les obligations des organismes de formation, que ce soit sur les contrats, vis à vis des personnes qui seront formées mais aussi sur la partie comptabilité.

Les obligations relatives aux contrats des formateurs

Tout organisme doit établir un contrat pour chaque prestation vendue à un client :

Un contrat de formation professionnelle à titre individuel pour une prestation vendue à une personne physique.
Une convention de formation professionnelle pour une prestation vendue à une personne morale.

Le code du travail exige que différentes mentions obligatoires apparaissent sur ces documents.

Parmi ces mention, vous pouvez trouver par exemple :

La durée de vie des contrats
ou encore les modalités de paiement.

Les obligations des formateurs auprès des stagiaires

Les obligations des formateurs concernent également la mise à disposition de certaines informations. Avant leur inscription définitive, les futurs stagiaires doivent avoir connaissance :

des objectifs, du programme et des horaires du stage ;
de ses conditions d’évaluation et de sanction
des formateurs, ainsi que de leurs titres ou qualités ;
des coordonnées de la personne chargée des relations avec eux ;
du règlement intérieur qu’ils doivent suivre.

Les personnes physiques achetant une stage disposent également :

des tarifs et modalités de règlement de l’action de formation ;
des conditions financières en cas de cessation anticipée ou d’abandon en cours de stage.

Dernier élément important à transmettre obligatoirement aux participants : l’attestation de stage qui prouve la montée en compétences des participants.

Les obligations comptables des organismes de formation

Les formateurs professionnels ont différentes obligations en matière de comptabilité. Chaque année, ils doivent envoyer un bilan pédagogique et financier. Ce document détaille le dernier exercice comptable clos. Les prestataires établissent également un compte de résultat et une annexe tous les ans.

Les organismes de droit privé avec un chiffre d’affaires annuel hors taxes de plus de 15 245 € doivent réaliser un plan comptable adapté. Dans certains cas, les prestataires doivent désigner un commissaire aux comptes.

Pour savoir si un prestataire doit solliciter un commissaire aux comptes, il faut être concerné par deux des trois critères suivants :

Dépasser 230 000 € pour le total du bilan ;
Dépasser 153 000 € HT de chiffre d’affaires ;
Avoir plus de 3 salariés dans l’entreprise.

Le décompte de ces éléments se fait à la clôture de l’exercice ou à la fin de l’année civile. Un commissaire aux comptes désigné vérifie et certifie ensuite la sincérité et la régularité des comptes.

Les certifications et habilitations pour dispenser des stages réglementés

Afin de pouvoir bénéficier de fonds publics ou mutualisés, les formateurs professionnels doivent obtenir une certification qualité. Il s’agit de la certification Qualiopi, héritière du dispositif Datadock depuis 2022. Elle permet notamment :

d’effectuer un contrôle de la qualité des processus qui ont été mis en place ;
de rendre les offres de stages plus lisibles pour le public.

Dans certaines circonstances, les formateurs doivent obtenir des habilitations spécifiques pour dispenser des stages réglementés. Certaines entreprises imposent ces habilitations.

Par exemple, le CNFCE est habilité à former le personnel de restauration à l’hygiène et à la sécurité alimentaire. Nos consultants animent des formations d’hygiène HACCP dans plusieurs de nos centres à Paris et en région.

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NB : notre organisme de formation s’adresse uniquement à des salariés en poste. Si vous êtes à la recherche d’un emploi ou si vous souhaitez financer votre stage à l’aide d’un financement direct, nous vous invitons à contacter un organisme de formation adapté, comme le Pôle Emploi.

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Formation professionnelle

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