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Certification Qualiopi pour les organismes de formation : qu'est-ce que c'est ?

26 février 2021 Droit
Certification Qualiopi pour les organismes de formation : qu'est-ce que c'est ?

A compter du 1er janvier 2022, tous les organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences (OF, VAE, bilans de compétences, apprentissage) seront soumis à l’obtention du label Qualité « Qualiopi ».

Découvrez dans notre article, rédigé grâce à l’expertise de Camille Besson, responsable qualité au CNFCE, ce qu’il faut savoir sur la certification Qualiopi, obligatoire pour les centres de formation.

Qu’est-ce que la certification Qualiopi pour les organismes de formation ?

Qualiopi est une marque déposée en novembre 2019. Il s’agit d’une certification et d’un label qualité visant à attester de la qualité des organismes de formation et des prestations qu’ils proposent.

Seuls les organismes certificateurs accrédités par le COFRAC (Comité Français d’accréditation) peuvent le délivrer. L’obtention de ce label repose sur le respect du référentiel national qualité, sur lequel les organismes de formation sont audités.

La certification Qualiopi est-elle obligatoire pour dispenser des actions de formation ?

Pour continuer à bénéficier des fonds publics ou mutualisés (financement par un OPCO, Pôle Emploi, CPF, Agefiph…), il est indispensable d’être certifié Qualiopi. Cela signifie que, dès janvier 2022, les organismes non certifiés ne peuvent plus prétendre qu’à des financements directs.

Au-delà de cet aspect, la certification Qualiopi apporte aussi à l’entreprise de réels indicateurs sur sa performance et sur l’état actuel de son système de management qualité. Elle permet d’entrevoir de nouvelles opportunités d’amélioration.

Le certification délivre également un message positif auprès des bénéficiaires et financeurs, qui voient en ce label un réel gage de qualité, et recommandent volontiers l’organisme pour sa qualité de service.

Comment obtenir la certification Qualiopi ?

Pour obtenir la certification Qualiopi, il est nécessaire de faire une demande d’audit auprès d’un organisme agréé.

Le référentiel national qualité est organisé en fonction de 7 critères d’appréciation, déclinés en 32 indicateurs.

L’auditeur mandaté pour mener l’audit analyse chacun des 7 critères.

Face à chaque critère, l’organisme examiné doit fournir des pièces justificatives permettant d’attester de sa capacité à être en conformité.

Qui est concerné par la certification Qualiopi obligatoire ?

Sont concernés les organismes dispensant des :

  • Actions de formation ;
  • Bilans de compétences ;
  • Actions de VAE (validation des acquis de l’expérience) ;
  • Actions de formation par apprentissage (CFA) ;

Les formateurs indépendants disposant d’un numéro SIRET sont également concernés.

Selon le type d’organisme et la nature des prestations proposées, l’auditeur ne prend en compte que certains des 32 indicateurs. Par exemple, l’indicateur 14 du critère 3 s’adresse uniquement aux établissements de type CFA.

Combien de temps est valable la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi a une durée de validité de 3 ans. En raison de la crise de la COVID-19, cette durée est allongée à 4 ans pour les établissements audités et certifiés avant le 1er janvier 2021.

Passée cette durée, un audit de renouvellement doit être effectué par l’établissement certifié au cours de sa dernière année de certification.

Un audit de surveillance doit être réalisé entre le 14ème et le 28ème mois pour attester des avancées sur les non-conformités.

Quels sont les critères sur lesquels les organismes de formation sont certifiés par Qualiopi ?

  1. Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ; > comment on communique sur notre offre de formation
  2. L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ; > s’assurer que l’on propose des formations adaptées aux besoins des bénéficiaires
  3. L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ; > s’assurer d’accompagner les participants à chaque étape
  4. L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ; > veiller à offrir aux participants tous les moyens pour la réussite de leur formation
  5. La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ; > assurer la formation de l’équipe interne et externe (formateurs, collaborateurs)
  6. L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ; > assurer une veille du secteur de la formation professionnelle
  7. Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées > prendre en compte et gérer les réclamations

Quelle est la durée d’un audit Qualiopi ?

La durée de l’audit de certification dépend du chiffre d’affaires et du nombre de sites que possède un organisme de formation. A savoir que chaque site doit être audité.

A l’issue de l’audit, l’auditeur réalise une synthèse des points forts, des pistes d’améliorations et un bilan des éventuelles non-conformités.

Quelles sont les conséquences en cas d’échec à la certification Qualiopi ?

Si l’audit a été préparé et que le système qualité a suffisamment vécu en amont de l’audit, l’éventualité d’un d’échec est très faible.

On parle plutôt d’un état de non-conformités (écart entre l’indicateur du référentiel et la prise en compte de celui-ci par le prestataire), classé en deux niveaux :

  • Non-conformités mineures
  • Non-conformités majeures

La non-conformité mineure signifie qu’un indicateur n’a été pris en compte que partiellement.

Cet état ne remet pas en cause la qualité de l’action de formation, ni l’accès à la certification (sauf si le seuil de 4 non-conformités mineures est dépassé)

  • A l’issue de l’audit initial, l’organisme audité propose des actions correctives en réponse aux non-conformités mineures relevées. Il dispose ensuite d’un délai de 6 mois pour les mettre en œuvre. C’est lors de l’audit de surveillance que l’organisme prouve la mise en œuvre de ce plan d’actions.

La non-conformité majeure indique qu’un indicateur du Référentiel National Qualité n’est pas assimilé dans le processus Qualité. Dans ce cas, la qualité de la prestation est remise en cause.

  • L’établissement dispose d’un délai de 3 mois pour établir et mettre en œuvre un plan d’action visant à la corriger. Des éléments de preuve doivent être transmis à l’auditeur pour lever les non-conformités majeures.

En cas de non-certification, les formations de l’établissement ne peuvent plus être prises en charge par l’OCPO ni par d’autres organismes de financement, hors financement direct.

Quelles sont les différences entre Qualiopi et le Datadock ?

Les différences entre Datadock et son successeur, Qualiopi, se situent tout d’abord dans le nombre de critères et d’indicateurs permettant de vérifier la qualité des actions de formation.

  • 6 critères qualités et 21 indicateurs pour Datadock
  • 7 critères qualités et 32 indicateurs pour Qualiopi

De plus, Qualiopi s’inscrit dans une démarche nationale (basé sur un référentiel national). Cette démarche vise à instaurer une démarche d’amélioration continue pour les organismes de formation. Cette dernière passe par la mise en place d’un système de management de la qualité, action que le CNFCE a réalisée.

Par ailleurs, Qualiopi engage fortement les organismes de formation à développer l’accessibilité et l’inclusion en formation des personnes en situation de handicap.

Le référentiel national qualité compte un indicateur spécifique au handicap, et son non-respect (même partiel) entraîne de fait une non-conformité majeure.

 

Le CNFCE, organisme de formation certifié Qualiopi

Le CNFCE est un organisme de formation à destination des entreprises. Nous mettons tout en œuvre pour garantir une qualité optimale de nos actions de formation, tant par l’obtention de la certification Qualiopi, que par la mise en place de process de veille et d’amélioration continue.

Pour en savoir plus sur notre organisme de formation ou sur notre offre, nous vous invitons à consulter nos formations ou à nous contacter par téléphone ou par mail : info@cnfce.com

 

Qui est Camille Besson ?

Riche d’une expérience de quinze années dans la formation professionnelle sur différents postes, Camille BESSON est Responsable Qualité au CNFCE.

Sa connaissance du secteur et de ses exigences lui permet aujourd’hui de définir et de piloter la stratégie qualité interne qui s’organise autour de plusieurs objectifs :

  • Identifier les problèmes qualité et mettre en place des actions correctives
  • Définir et suivre les outils de gestion de la qualité
  • Mettre en place des process d’amélioration de la performance
  • Assurer la pérennité des certifications en vigueur

 

Elle occupe un poste diversifié et un rôle d’interlocuteur privilégié autour de tous les acteurs de l’entreprise, impliqués à tous les niveaux dans la démarche qualité au CNFCE.

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