7 outils de management indispensables 

Le diagramme de Gantt : un allié pour structurer les projets

Le diagramme de Gantt permet de visualiser l’avancement des tâches et de définir des échéances claires. Cet outil de management permet aux équipes de suivre chaque étape d’un projet en un coup d’œil.

Il se révèle particulièrement efficace pour coordonner des actions et optimiser le temps de travail. Les outils comme Asana, Trello et Microsoft Project intègrent cette fonctionnalité afin d’aider les managers à structurer les projets et assurer un suivi précis. Ils leur permettent aussi d’avoir un processus de communication plus efficace.

La méthode SMART : fixer des objectifs pertinents

Définir des objectifs réalistes et mesurables reste une priorité pour tout manager.

La méthode SMART repose sur cinq critères :

• Spécifique ;
• Mesurable ;
• Atteignable ;
• Réaliste ;
• Temporellement défini.

En appliquant cette méthode, le manager s’assure que chaque collaborateur comprend ce qui est attendu et peut ajuster ses efforts en conséquence. Notion et ClickUp sont des outils qui facilitent la définition et le suivi des objectifs SMART. Ils améliorent la gestion des priorités et des délais.

L’écoute active : une compétence clé pour un management efficace

Tout bon manager est capable d’écouter son équipe. L’écoute active améliore la communication et renforce la confiance entre les collaborateurs. Le manager doit apprendre à poser des questions ouvertes et à reformuler pour bien comprendre les demandes de chacun. Ainsi, il montre son engagement, son empathie et crée des échanges constructifs.

Le tableau de bord : un outil de suivi essentiel

Le tableau de bord permet de mesurer la performance de l’entreprise en temps réel. Il regroupe les indicateurs clés de performance (KPIs) qui permettent d’évaluer l’efficacité des actions mises en place.

Les managers peuvent l’adapter à leur situation et aux objectifs de leur entreprise, en définissant les indicateurs clés de leur choix (temps passé, volume, résultats…). Google Data Studio et Microsoft Power BI sont des outils parfaits pour automatiser la collecte de données et d’obtenir des rapports visuels.

Découvrez notre formation en management d’équipe

Les réunions : un levier de communication et de décision

Les réunions sont indispensables pour les managers à plus d’un égard. Elles permettent de faire le point sur l’avancée des projets, de recevoir de nouvelles idées et d’échanger avec les collaborateurs. Ce sont des points importants, qui permettent d’aligner les équipes, de renforcer la cohésion de groupe et de favoriser la motivation au travail.

Les réunions, qu’elles soient en présentiel ou en visioconférence, doivent être structurées avec soin. Avoir une trame claire évite de perdre du temps et d’oublier des éléments importants. Nous recommandons au manager d’inclure des supports visuels, comme des présentations, dans les réunions pour les dynamiser et aider les collaborateurs à se projeter.

Définir un ordre du jour, puis dérouler les étapes de la réunion est également conseillé : cela permet aux collaborateurs de se projeter et de s’investir plus pleinement.

Vous pouvez utiliser toutes sortes d’outils pour animer vos réunions. Google Meet, Microsoft Teams et Zoom sont les logiciels les plus populaires pour organiser des réunions à distance. Ils présentent de nombreuses fonctionnalités, comme l’enregistrement de la visioconférence.

L’agenda partagé : un outil de gestion du temps

Avoir un agenda partagé (comme Outlook, Notion ou Google Calendar) permet de synchroniser les plannings des équipes et d’organiser les tâches de manière fluide. Cet outil de management améliore la visibilité sur les disponibilités et évite les conflits d’agendas.

Chacun peut accéder aux informations partagées en un coup d’oeil, et même programmer des alertes sur son PC ou son téléphone pour éviter les oublis. Utiliser un agenda partagé pour l’équipe est vivement recommandé pour simplifier la gestion de projet et centraliser les informations.

C’est un véritable atout pour l’organisation du manager et des projets.

La cartographie des acteurs pour comprendre et structurer les relations

La cartographie des acteurs permet d’identifier les parties prenantes d’un projet et de mieux comprendre leur rôle. Elle est largement répandue dans les entreprises fonctionnant avec la méthode Agile ou Scrum.

Le manager peut ajuster ses stratégies et améliorer la communication en visualisant les relations entre collaborateurs, clients et partenaires facilement. Miro, Lucidchart et MindMeister sont les outils les plus communs pour améliorer la visualisation des acteurs d’une entreprise. Ils permettent de créer des cartographies (mind mapping) et de mettre au clair les rôles et interactions de chacun.