Comment faire des segments sur Excel ?

Quelles sont les étapes pour créer et utiliser des segments dans Excel ?

Étape 1 : créer ou activer un tableau

Le segment fonctionne uniquement avec une plage de données organisée en tableau Excel. Il peut s’agir d’un tableau simple ou d’un tableau croisé dynamique. Pour cela :

• Sélectionnez vos cellules de données.
• Dans l’onglet « Insertion », cliquez sur « Tableau » ou « Tableau croisé dynamique ».
• Cliquez sur OK pour valider l’entrée.

Étape 2 : insérer un segment

Une fois votre tableau en place, vous pouvez insérer un segment de la manière suivante :

• Cliquez sur une cellule sélectionnée dans le tableau.
• Allez dans l’onglet « Création » ou « Analyse » du tableau.
• Sélectionnez « Insérer un segment ».
• Cochez les colonnes que vous souhaitez utiliser comme filtres.

Étape 3 : utiliser et personnaliser les segments

Pour filtrer les données, cliquez simplement sur une ou plusieurs options du segment. Vous pouvez :

• Combiner plusieurs segments pour affiner l’analyse.
• Appuyer sur la touche Ctrl du clavier pour faire une sélection multiple.
• Modifier l’apparence du segment (taille, couleurs, disposition) à l’aide des options dans le ruban Excel.

Les segments permettent également de lier plusieurs tableaux à un seul filtre afin de créer des modèles de tableaux de bord dynamiques.

Pourquoi utiliser des segments sur Excel ?

Les segments permettent de filtrer facilement les tableaux croisés dynamiques et de rendre vos analyses de données, comme leur nom l’indique, plus dynamiques.

En résumé, contrairement aux filtres traditionnels, les segments offrent une vue plus visuelle des données filtrées, ce qui simplifie la compréhension de l’information, notamment dans les tableaux complexes ou volumineux. De plus, ils permettent de filtrer simultanément plusieurs sources de données en utilisant des segments appliqués à plusieurs tableaux ou graphiques. En pratique, les segments s’affichent sous forme de boutons et offrent une vue synthétique du contenu d’un fichier.

Vous pouvez, par exemple, utiliser les segments pour analyser vos ventes en filtrant rapidement les colonnes « produits », « régions » ou « mois » dans un tableau.

En parallèle, vous êtes en mesure de suivre les performances de vos commerciaux en appliquant un filtre par nom ou prénom. Vos résultats peuvent ensuite être présentés sous forme d’un graphique, afin de faciliter l’interprétation.

Maîtriser les segments facilite la prise de décision au quotidien. Couplé à Excel VBA, cela permet également de faire gagner du temps à vos équipes. Les segments constituent ainsi une méthode efficace pour automatiser certaines tâches répétitives dans Excel.

Comment se former à l’utilisation des segments dans Excel ?

La maîtrise des segments nécessite une formation informatique. Vos collaborateurs doivent, en effet, comprendre les principes des tableaux, des formules, du remplissage automatique (Flash Fill) ou encore de la mise en relation des feuilles dans un fichier unique. Savoir saisir correctement les données de départ est également essentiel.

Les formations Excel, et les formations bureautiques en général, abordent toutes cette fonctionnalité. Vous pouvez opter pour une formation Pack Office afin de maîtriser Excel aux côtés des autres logiciels de la suite Office. Une formation Excel intermédiaire est idéale pour apprendre à filtrer, trier et manipuler les données efficacement. Enfin, une formation Excel avancé vous permet d’aller plus loin avec les segments, les tableaux croisés dynamiques et Excel VBA. La maîtrise des segments est, par ailleurs, évaluée par les certifications bureautiques reconnues, comme la certification TOSA Excel. 

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Les formations proposées par le CNFCE

Le CNFCE propose plusieurs types de formation. Vous pouvez opter pour une formation Excel en présentiel/à distance. Le CNFCE propose également des formations à Paris, Lyon, Bordeaux, Lille ou directement dans vos locaux en format intra-entreprise.

Enfin, pour les équipes ayant des besoins spécifiques, une formation personnalisée permet de bâtir un programme sur mesure, axé sur vos données réelles. Ces formats sont particulièrement adaptés aux professionnels souhaitant approfondir leur pratique d’Excel dans le cadre de leur métier.

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