Comment intégrer Outlook avec d'autres outils de Microsoft 365 ? 

Pourquoi connecter Outlook aux outils Microsoft 365 ?

L’intégration d’Outlook avec les autres services de Microsoft 365 offre de très nombreux avantages à votre entreprise.

Elle facilite, tout d’abord, la communication entre vos collaborateurs, améliore leur collaboration sur les projets et fluidifie l’organisation de votre travail. En centralisant les outils, vous limitez les allers-retours entre les différentes plateformes et vous réduisez les risques d’erreur ou de perte de documents.

Cette intégration permet, par ailleurs, d’améliorer la gestion du cycle de vie des documents partagés et de renforcer la sécurité des données professionnelles. En résumé, les utilisateurs profitent d’un environnement de travail plus cohérent et plus réactif, tout en améliorant la productivité globale de l’entreprise.

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Comment intégrer Outlook dans Microsoft Teams ?

Grâce à l’intégration de ce logiciel bureautique dans Teams, vous pouvez planifier des réunions en visioconférence depuis votre calendrier. Vous pouvez également envoyer un message Teams directement depuis un e-mail et accéder aux canaux Teams depuis Outlook Web.

Pour planifier une réunion Teams depuis Outlook, procédez de la manière suivante :

• Ouvrez Outlook et accédez à l‘un de vos calendriers.
• Cliquez sur “Nouvelle réunion”.
• Sélectionnez “Réunion Teams” dans le ruban.
• Renseignez les informations, ajoutez les participants et envoyez l’invitation à l’événement.

Cette fonction est disponible sur Outlook pour Windows et Mac, mais également sur Outlook Web. Pour partager un e-mail dans une conversation Teams, depuis votre boîte de réception Outlook :

• Ouvrez l’e-mail que vous souhaitez partager.
• Cliquez sur les trois points (…).
• Sélectionnez “Partager” dans Teams.
• Choisissez le destinataire ou le canal Teams concerné, puis validez.

Enfin, vous pouvez consulter Outlook directement dans Teams en utilisant l’onglet dédié présent dans l’interface de l’application fournie par Microsoft.

Comment intégrer Outlook dans SharePoint ?

L’intégration avec SharePoint vous permet :

• D’enregistrer directement des documents importants contenus dans un courriel dans une bibliothèque SharePoint,
• De garantir la sécurité des fichiers en conservant une seule version à jour.
• D’autoriser des droits de modification ou de lecture, selon vos besoins.

Pour ajouter un fichier SharePoint à un e-mail Outlook, cliquez sur « Joindre un fichier ». Sélectionnez “Parcourir les emplacements Web”, puis « Office 365 SharePoint ». Vous devez alors entrer vos identifiants Office 365. Une fois l’accès confirmé, vous êtes redirigé vers le site SharePoint où vous pouvez sélectionner le fichier qui vous intéresse.

Une autre fonctionnalité plus poussée consiste à connecter une bibliothèque de documents SharePoint à votre compte Outlook d’entreprise. Pour activer cette synchronisation :

• Accédez à la bibliothèque SharePoint.
• Sélectionnez « Bibliothèque ».
• Cliquez sur « Connecter à Outlook ».
• Personnalisez les options de synchronisation.
• Enregistrez.

Pourquoi se former pour maîtriser ces fonctionnalités ?

Certaines de ces intégrations sont simples et rapides à mettre en œuvre. Elles sont généralement abordées lors d’une formation Pack Office.

D’autres, plus avancées, nécessitent des compétences spécifiques, que les membres de votre équipe pourront acquérir grâce à une formation Outlook niveau avancé. Si vous souhaitez aller plus loin et mettre en place des intégrations personnalisées à certaines applications, une formation Outlook sur mesure sera la solution la plus pertinente.

Le CNFCE propose une gamme complète de formations bureautiques, conçues pour répondre aux besoins de votre entreprise. Dispensées en présentiel ou à distance, en format inter ou intra entreprise, elles permettent à vos collaborateurs d’acquérir toutes les compétences nécessaires pour maîtriser cet outil et les autres services de la suite Microsoft. Ils pourront ensuite faire reconnaître leurs compétences en obtenant la certification TOSA Outlook, une certification bureautique reconnue par les professionnels.

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