Formation Outlook niveau avancé

Automatiser la gestion des emails à l’aide des règles, catégories et actions rapides

• Comprendre les principes d’automatisation dans Outlook : une logique de gain de temps
• Maîtriser la création et l'utilisation des règles de tri automatique des emails
• Organiser et filtrer sa boîte de réception grâce aux catégories personnalisées
• Créer et utiliser les Actions rapides pour combiner plusieurs opérations en un seul clic
• Transférer
• Classer
• Marquer comme lu
• Etc.
• Appliquer une logique de gestion personnalisée selon les projets ou priorités

Maîtriser la gestion avancée de l’agenda, incluant les partages, délégations et l’organisation de réunions

• Utiliser efficacement le partage de calendrier selon les besoins professionnels
• Paramétrage des droits d’accès (lecture seule, modification, gestion)
• Cas d’usage : disponibilité d’équipe, coordination de projet
• Déléguer la gestion de son agenda : rôle et configuration du délégué
• Organiser des réunions avec plusieurs participants
• Assistant Planification, réservation de salles, ajout de pièces jointes
• Réunions récurrentes, multi-fuseaux horaires, visioconférences intégrées
• Gérer les modifications, annulations et relances de réunions sans désorganiser l’agenda

Optimiser l'organisation des dossiers et l’archivage

• Structurer sa boîte mail avec une arborescence logique et pérenne
• Mettre en place une stratégie de classement par projet, client ou sujet
• Comprendre les différentes méthodes d’archivage dans Outlook
• Archivage manuel : comment et quand archiver
• Archivage automatique : configuration, fréquence, localisation
• Nettoyer efficacement sa boîte :
• Tri par taille, ancienneté, expéditeur
• Suppression des doublons, mails inutiles, notifications
• Utiliser la recherche avancée et les dossiers de recherche pour retrouver rapidement l’information