Postmaster d’Outlook, c’est quoi ?

Qu’est-ce qu’un message du Postmaster ?

Le terme « postmaster » désigne le serveur ou le service chargé de gérer les erreurs d’envoi dans un système de messagerie. Lorsqu’un email n’atteint pas son destinataire, le serveur renvoie un message d’erreur au nom du postmaster pour expliquer la cause du problème.

Les adresses les plus courantes sont les suivantes :

• service.microsoft.com

En clair, votre message n’a pas pu être délivré et le serveur Outlook vous le fait savoir. Les professionnels du marketing sont souvent confrontés à ce type d’erreur, dans le cadre de campagnes d’emailing par exemple.

Vérifiez toujours l’authenticité du message reçu. Les adresses Postmaster sont en effet régulièrement usurpées dans le cadre de tentatives d’hameçonnage. Microsoft recommande d’ailleurs de consulter la rubrique « Comportements suspects » afin de signaler un message douteux.

Découvrez notre formation outlook niveau débutant

Pourquoi reçoit-on un message du postmaster ?

La remise d’un message peut échouer pour plusieurs raisons :

• L’adresse utilisée dans le courrier électronique est mal orthographiée ou n’existe tout simplement pas.
• Le fichier joint est trop volumineux.
• Des règles de redirection défectueuses ont été mises en place chez le destinataire de l’email.
• La boîte de réception du ou des destinataires est pleine.
• Un filtre anti-spam bloque la réception du message.
• Il y a une erreur liée au protocole SMTP.

Comment corriger une erreur Postmaster et renvoyer le message ?

Voici les différentes étapes à suivre pour résoudre le problème. En cas de doute sur la procédure à suivre, adressez-vous à l’administrateur de votre compte Outlook.

1-Vérifiez l’adresse du destinataire.  

Ouvrez le message depuis votre dossier “Éléments envoyés”. Supprimez l’email utilisé de la zone “À”. Recommencez la saisie en tapant l’adresse entièrement, sans utiliser la saisie semi-automatique.

2-Supprimez l’entrée de la liste prédictive 

En tapant l’adresse, Outlook vous propose une liste de suggestions. Sélectionnez l’entrée concernée, puis cliquez sur Supprimer. Vous éliminez ainsi les éventuelles données obsolètes ou inexactes.

3-Allégez votre fichier joint 

Si la pièce jointe dépasse 10 Mo, Outlook peut bloquer l’envoi de votre email. Une solution consiste à enregistrer le fichier ou la page dans un service Cloud (OneDrive, Google Drive, etc.) puis de partager LE lien. Vous pouvez également utiliser un logiciel pour compresser votre rapport ou votre plan marketing.

4-Contactez le destinataire de l’email 

Si l’erreur persiste, il est possible que le problème provienne de la boîte de réception du destinataire de votre email. Demandez-lui de vérifier ses règles de transfert et les éventuels filtres anti-spam installés.

Comment améliorer la délivrabilité de ses emails Outlook ?

Quelques bonnes pratiques permettent de réduire les risques d’erreur Postmaster. Il est, tout d’abord, important de maintenir une réputation d’envoi positive. Évitez les spams et mettez à jour régulièrement votre liste d’adresses. Vous pouvez, par ailleurs, utiliser des outils dédiés pour vérifier vos emails avant envoi.

 Il est également essentiel de proposer une formation Outlook à vos équipes afin de les familiariser avec ces différents paramètres. Pour démarrer, vous pouvez opter pour une formation Pack Office. Elle leur permettra de découvrir Outlook et de maîtriser les fonctionnalités de base.

Les experts du CNFCE proposent également une formation Outlook niveau avancé. Elle fournit à vos collaborateurs toutes les connaissances nécessaires pour interpréter les réponses d’erreur. Les compétences acquises peuvent ensuite être validées dans le cadre d’une certification bureautique comme la certification TOSA Outlook.

Venez découvrir notre catalogue de formations bureautiques et contactez nos conseillers pour profiter d’une formation Outlook sur mesure.