Comment configurer un message automatique d’absence dans Outlook ?

Comment configurer un message d’absence sur Outlook pour Windows et macOS ?

Comment créer un message d’absence Outlook sur Windows ?

Si vous utilisez l’ancienne version d’Outlook, la procédure à suivre est la suivante :

• Première étape, cliquez sur l’onglet « Fichier » dans la barre de menu supérieure d’Outlook en haut à gauche.
• Dans le menu, sélectionnez “Réponses automatiques”.
• La case “Envoyer des réponses automatiques” doit être cochée.
• Définissez la période de votre absence (dates de début et de fin).
• Rédigez le contenu principal de votre message d’absence ou collez votre modèle.
• Cliquez sur le bouton « OK » pour valider votre message automatique.

Si vous utilisez le nouvel Outlook de Windows, il vous suffit de suivre les étapes suivantes pour configurer votre message d’absence.

• Cliquez sur “Afficher” en haut de votre écran pour accéder aux “Paramètres d’affichage”.
• Dans l’onglet “Comptes”, allez sur “Réponses automatiques”.
• Activez l’option “Envoyer des réponses automatiques”.
• Saisissez votre texte (ou ajoutez un modèle) et cliquez sur « Enregistrer ».

Comment créer un message d’absence Outlook sur Mac ?

Pour les utilisateurs d’IOS, la méthode est un peu différente. Après avoir cliqué sur “Outils” dans la barre de navigation, sélectionnez “Réponses automatiques”. Cochez l’option “Envoyer des réponses automatiques pour le compte” et ajoutez votre adresse email. Vous pouvez alors rédiger votre message.

Il ne vous reste plus qu’à cocher la case “Envoyer des réponses uniquement au cours de cette période” pour définir la période de votre absence et à cliquer sur “OK” pour enregistrer.

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Comment paramétrer les règles de réception et les destinataires du message d’absence ?

Avec Outlook, vous pouvez varier votre message en fonction des destinataires. Depuis l’onglet “Au sein de mon organisation”, vous pouvez configurer votre message pour informer vos collègues.  Depuis l’onglet “En dehors de mon organisation”, vous pouvez créer votre message automatique à destination des personnes extérieures à votre entreprise (clients ou fournisseurs par exemple).

Comment modifier ou supprimer un message d’absence dans Outlook ?

Pour modifier le contenu de votre message ou vos dates d’absence, ouvrez de nouveau la même interface que lors de la création et appliquez vos changements. Cette modification est possible sur la version desktop comme sur l’application mobile (iOS ou Android). Dans ce dernier cas, il vous suffit d’accéder aux réglages de l’application, puis au menu « Réponses automatiques » et “Répondre à mon organisation avec”.

Pour désactiver une réponse automatique sur l’ancienne version Outlook :

• Cliquez sur « Fichier ».
• Dans la section “Réponses automatiques”, cliquez sur « Désactiver » (bandeau jaune visible en haut de votre boîte de réception).

Sur le Nouvel Outlook :

• Retournez dans “Paramètres d’affichage”, puis “Comptes” et “Réponses automatiques”.
• Décochez l’option « Réponses automatiques activées ».

Sur Outlook pour macOS, un bouton « Désactiver » apparaît directement dans votre boîte de réception si la fonction est active.

Pourquoi suivre une formation Outlook pour maîtriser cette fonctionnalité ?

La configuration d’un message d’absence est une fonctionnalité simple à mettre en place qui facilite le travail quotidien de vos équipes. Une formation Pack Office est généralement suffisante pour en maîtriser les bases. Vos collaborateurs peuvent suivre une formation Outlook niveau avancé, afin de découvrir l’ensemble des options disponibles et apprendre à gérer leurs contacts dans Outlook ou encore à gérer leur temps de façon optimale.

Plus largement, Outlook reste un outil incontournable de la suite Microsoft Office. Maîtriser ses fonctionnalités améliore significativement votre organisation et votre productivité. Les formations Outlook sur mesure proposées par le CNFCE permettent aux salariés de paramétrer efficacement leur messagerie, d’appliquer des automatismes et d’utiliser des règles avancées adaptées à leurs besoins. Ils peuvent ensuite valider leurs compétences officiellement avec une certification bureautique.

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