Comment couper les notifications Outlook ? 

C’est quoi une notification Outlook ?

Les alertes de bureau s’affichent sur votre espace Outlook lorsque vous recevez :  

• Un nouvel email
• Une demande de réunion
• Une demande de tâche
• Un rappel

Ces différentes notifications sont source de stress pour de nombreux salariés qui sont poussés à consulter trop souvent leurs emails ou leurs calendriers. Elles peuvent, en effet, les déranger dans leur travail. Ils sont alors moins productifs et moins attentifs à leur tâche. Heureusement, toutes ces alertes activées par défaut dans Outlook peuvent être désactivées.

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Comment couper les notifications dans Outlook ?

La première étape consiste à vous rendre sur les paramètres. Pour cela :

• Ouvrez Outlook.
• Cliquez sur “Fichier”, puis sur “Options”. Vous accédez alors à une fenêtre de configuration.
• Sélectionnez l’élément souhaité (courrier, calendrier ou tâche)

Dans le menu “Courrier”, faites défiler jusqu’à la section “Arrivée d’un message”. Décochez les cases correspondant aux alertes que vous souhaitez désactiver : son, changement de pointeur, icône de barre des tâches, ou alerte sur le bureau.

Dans le menu “Calendrier”, cliquez sur “Options” et décochez la case “Rappels par défaut”. Vous pouvez également définir un minutage de rappel. Pour les tâches, sélectionnez “Option des tâches” et décochez la case “Définir des rappels pour les tâches avec échéance”.  

Validez ensuite vos choix en cliquant sur le bouton OK. Vous pouvez activer de nouveau ces alertes, à tout moment, si vous le souhaitez. Grâce à l’onglet « Affichage », vous pouvez également ajuster votre boîte de réception et vos dossiers afin de mieux organiser vos différentes communications.

Peut-on couper seulement certaines alertes ?

L’outil Outlook permet une gestion fine des notifications. Vous pouvez :

• Activer les rappels pour les réunions, mais désactiver ceux des e-mails.
• Supprimer les sons, tout en gardant les alertes visuelles.

Vous pouvez également créer des règles d’alerte pour recevoir une notification pour certains messages spécifiques. Vous pouvez, par exemple, recevoir une alerte uniquement pour les e-mails urgents.

Pour cela, il vous suffit d’utiliser les règles de tri afin de déclencher une notification si le contenu de l’email affiche un mot-clé précis ou provient d’un expéditeur donné. Cette approche est très pratique pour gérer efficacement ses contacts dans Outlook. Vous pouvez notamment l’utiliser si vous disposez de plusieurs comptes de messagerie ou si vous devez personnaliser votre organisation selon vos différents projets.

Comment apprendre à gérer les notifications Outlook ?

Savoir maîtriser les outils de messagerie comme Outlook est devenu indispensable pour les professionnels. Le CNFCE propose plusieurs formations bureautiques et des formations Outlook pour vous apprendre à maîtriser les fonctionnalités de ce logiciel bureautique.

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