Pourquoi et comment bien gérer ses contacts dans Outlook ? 

Comment accéder à vos contacts dans Outlook ?

Si vous utilisez Outlook au quotidien, vous savez que cet outil peut centraliser l’essentiel de votre activité, comme les mails, les calendriers, les tâches et vos contacts. Le carnet d’adresses intégré vous permet de retrouver rapidement toutes les coordonnées de vos interlocuteurs professionnels. Mais comment accéder à ces contacts ?

Outlook propose 2 principales manières d’accéder à vos contacts :

1. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l’icône « Personnes » en bas de l’écran. C’est là que vous retrouverez l’ensemble de vos contacts enregistrés.
2. Il est également possible de consulter vos carnets d’adresses depuis l’onglet « Accueil » du ruban, en sélectionnant « Carnet d’adresses ». Vous aurez alors une vue d’ensemble des différents répertoires disponibles.

La dernière version de Outlook sur Windows a été pensée pour offrir une navigation plus fluide, avec un accès rapide à vos différents dossiers et carnets d’adresses.

Créer un nouveau contact dans Outlook

Vous avez besoin d’ajouter un contact dans votre messagerie Outlook ? C’est très simple, suivez ces étapes :

• Commencez par cliquer sur l’icône « Personnes » située en bas de l’écran.
• Ensuite, cliquez sur « Nouveau contact » dans le ruban en haut de l’interface.
• Remplissez les informations essentielles : nom, entreprise, adresse mail, numéro de téléphone, etc. Il est possible d’ajouter des détails supplémentaires, comme une carte de visite, des fichiers joints ou des notes.
• Enfin, cliquez sur « Enregistrer et fermer ». Le contact est automatiquement ajouté à votre répertoire.

Modifier ou supprimer un contact dans la messagerie Outlook

Vos contacts évoluent et en cas de changement d’adresse email ou de numéro de téléphone, Outlook vous permet de faire la mise à jour du contact, en quelques clics.

Voici la procédure :

• Depuis l’icône « Personnes », accédez à vos contacts.
• Recherchez et sélectionnez le contact que vous souhaitez modifier.
• Cliquez sur « Modifier » dans le ruban.
• Modifiez les informations nécessaires.
• Puis cliquez sur « Enregistrer et fermer ».

Vous avez envie de faire du tri ? Pour supprimer un contact, sélectionnez-le et cliquez sur « Supprimer » dans le ruban. Le contact est aussitôt retiré de votre carnet d’adresses.

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Gérer les listes de contacts et les groupes de distribution

Quand vous devez envoyer régulièrement des mails à un même groupe de personnes, taper les adresses une par une peut vite s’avérer chronophage. C’est là que les listes de contacts, aussi appelées groupes de distribution, sont très utiles.

Voici comment créer une liste :

• Accédez à la section « Contacts ».
• Cliquez sur le bouton « Nouveau groupe de contacts ».
• Ajoutez les membres de votre choix.
• Donnez un nom à votre groupe, puis enregistrez.

La prochaine fois que vous enverrez un message, il vous suffira de saisir le nom du groupe, et Outlook se chargera d’ajouter tous les destinataires.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour communiquer avec les collaborateurs qui travaillent dans le même service ou sur le même projet. L’option de regroupement des contacts dans des listes facilite ainsi les échanges professionnels et garantit une meilleure organisation.

Optimiser la gestion des contacts dans Outlook

Outlook ne se contente pas de stocker des adresses, il vous donne les moyens d’organiser votre carnet de contacts pour gagner du temps et éviter les erreurs.

Une première étape consiste à synchroniser Outlook avec les autres outils que vous utilisez au quotidien, comme Microsoft Office ou LinkedIn. Cela vous permet d’importer ou d’exporter facilement vos contacts, d’éviter les doublons et de garder des informations à jour, même si elles évoluent ailleurs.

Vous pouvez ensuite trier vos contacts selon plusieurs critères : leur nom, l’entreprise, ou même la fréquence à laquelle vous échangez avec eux. Le volet de navigation vous permet de filtrer et d’accéder facilement aux informations essentielles.

Enfin, pour les personnes que vous contactez souvent, vous pouvez les ajouter en favoris.

Pourquoi est-ce important pour votre entreprise de former ses collaborateurs à Outlook ?

Outlook fait partie des outils bureautiques les plus utilisés dans le monde professionnel. Pourtant, sans avoir une bonne maîtrise, il peut vite devenir une source de perte de temps et d’erreurs. Former vos équipes, c’est leur donner les clés pour mieux gérer leur quotidien et gagner en efficacité.

Une bonne formation Outlook permet :

• d’améliorer la communication interne et externe ;
• d’organiser plus facilement les contacts et les échanges ;
• de réduire les erreurs et les oublis.

Ce que vos équipes apprennent avec une formation Outlook

Le CNFCE, organisme de formation professionnelle, propose plusieurs formations bureautiques adaptées aux besoins des entreprises et au niveau de vos collaborateurs.

À l’issue d’une formation Outlook pour débutants, vos équipes sauront :

• gérer et trier efficacement leurs emails ;
• créer des règles automatiques pour classer les messages ;
• organiser leur carnet de contacts et éviter les erreurs ;
• utiliser l’agenda pour planifier des réunions, définir des rappels ou synchroniser leur calendrier avec celui de leur équipe.

Grâce à une messagerie bien structurée, vos collaborateurs gagnent du temps, réduisent les tâches répétitives et renforcent leur productivité.

Aller plus loin avec des formations avancées ou certifiantes

Après une première formation, vos collaborateurs peuvent continuer leur montée en compétences avec :

• Une formation Outlook niveau avancé.
• Une formation Pack office complète.
• Préparer la certification TOSA Outlook, qui atteste officiellement de leur niveau de maîtrise.

Ces formations leur permettent de consolider leur expertise bureautique. Pour l’entreprise, vous disposez d’équipes autonomes, bien organisées et productives.

Vous souhaitez en savoir plus ? Explorez notre catalogue de formations et contactez nos conseillers par email ou par téléphone pour élaborer des formations Outlook sur mesure. Ils vous aident à identifier vos besoins et à sélectionner le programme le mieux adapté à votre entreprise.

La formation Outlook niveau avancé

La formation Pack office niveau débutant : Word Excel et Power Point

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