Pourquoi et comment bien gérer ses contacts dans Outlook ? 

Comment accéder à ses contacts Outlook ?

L’outil proposé par Microsoft est aujourd’hui la messagerie électronique la plus utilisée dans les entreprises. Elle permet notamment de stocker et d’organiser les informations relatives aux différents contacts professionnels de façon claire et structurée. Outlook propose deux principales manières d’accéder à ses contacts.

Pour cela, il suffit de sélectionner l’icône « Personnes » située en bas de l’écran. Il est également possible de consulter l’ensemble de ses carnets d’adresses en cliquant sur « Carnet d’adresses » dans l’onglet « Accueil » du ruban.

La dernière version Windows d’Outlook offre une navigation fluide entre les différents dossiers et carnets d’adresses disponibles.

Créer un nouveau contact dans Outlook

Pour ajouter un contact dans la messagerie Outlook, il est nécessaire de suivre les étapes suivantes :

• Cliquer sur l’icône en bas de l’écran pour accéder à la section « Personnes ».
• Cliquer sur « Nouveau contact » dans le ruban.
• Remplir les informations essentielles : nom, lettre initiale de l’entreprise, adresse électronique, numéro de téléphone, etc. Il est possible d’ajouter des détails supplémentaires si nécessaire, comme une carte de visite, des fichiers joints ou des notes.
• Cliquer sur « Enregistrer et fermer » pour sauvegarder le contact dans le dossier de contacts approprié.

Modifier ou supprimer un contact dans la messagerie Outlook

En cas de changement d’adresse email ou de numéro de téléphone, une mise à jour du contact concerné est nécessaire.

Voici la procédure à suivre :

• Ouvrez vos contacts via l’icône « Personnes ».
• Recherchez et sélectionnez le contact concerné.
• Cliquez sur « Modifier » dans le ruban.
• Modifiez les informations nécessaires en suivant les instructions affichées.
• Cliquez sur « Enregistrer et fermer ».

Pour supprimer un contact dans Outlook, cliquez sur « Supprimer » dans le ruban. Le contact disparaît alors de l’interface d’Outlook.

Découvrez notre formation outlook niveau débutant

Gérer les listes de contacts et les groupes de distribution

L’organisation des contacts passe aussi par la création de listes de distribution personnalisées.

Elles permettent d’envoyer des messages à plusieurs destinataires sans entrer chaque adresse manuellement. Voici comment créer une liste :

• Dans Outlook, accédez à la section « Contacts ».
• Cliquez sur le bouton « Nouveau groupe de contacts ».
• Ajoutez les membres souhaités.
• Choisissez un nom pour la liste et enregistrez.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour communiquer avec les collaborateurs qui travaillent dans le même service ou sur le même projet. L’option de regroupement des contacts dans des listes facilite ainsi les échanges professionnels et garantit une meilleure organisation.

Optimiser la gestion des contacts dans Outlook

Pour tirer pleinement parti d’Outlook, il est essentiel d’optimiser la gestion de ses contacts.

Une première étape consiste à synchroniser Outlook avec Microsoft Office et d’autres applications comme LinkedIn. Cette intégration, permettant d’importer et d’exporter facilement des contacts, évite les doublons. Elle garantit enfin que toutes les informations sont toujours à jour. Le tri et la classification des contacts sont également des fonctionnalités intéressantes proposées par Outlook.

Grâce aux filtres et au volet de navigation gauche, il est possible d’organiser les données de contact selon plusieurs critères : nom, entreprise, fréquence d’utilisation.

Cette organisation simplifie la recherche et permet d’accéder facilement aux informations essentielles. Enfin, Outlook offre la possibilité de mettre des contacts en favoris pour identifier, en un instant, le destinataire d’un contenu important. 

Pourquoi est-ce important pour votre entreprise de former ses collaborateurs à Outlook ?

Elle facilite également l’organisation de vos équipes et la gestion des contacts professionnels directement depuis leur bureau numérique. Le CNFCE, organisme de formation professionnelle, propose plusieurs formations bureautiques adaptées aux besoins des entreprises qui souhaitent tirer le meilleur parti d’Outlook.

La formation Outlook pour débutant permet d’acquérir une maîtrise complète de la boîte de réception des mails. Vos collaborateurs apprennent notamment à gérer efficacement leurs emails, à classer leurs messages ou encore à utiliser les règles de tri. Ils gagnent ainsi en efficacité, réduisent le temps perdu à rechercher des informations ou à traiter des messages non prioritaires.

Une messagerie bien organisée leur permet aussi d’automatiser certaines tâches. Elle réduit également le risque d’erreur lors des envois et garantit une meilleure réactivité dans les échanges. Savoir gérer son temps avec Outlook est tout aussi essentiel.

Grâce à la formation proposée par le CNFCE, vos collaborateurs apprennent à utiliser pleinement l’agenda et les outils de planification. Les cours terminés, ils sont capables d’optimiser leur emploi du temps, de planifier des réunions, de définir des rappels ou encore de synchroniser leur calendrier avec celui de leur équipe.

Suite à ces différents programmes, vos équipes peuvent suivre une formation Outlook niveau avancé, une formation Office ou tenter d’obtenir une certification bureautique comme la certification TOSA Outlook.

Cette dernière offre une reconnaissance officielle des compétences acquises. Elle atteste d’une maîtrise avancée de l’outil de Microsoft.Cela représente un véritable atout pour vos collaborateurs.

Valider leurs compétences avec une ou plusieurs certifications reconnues renforce, en effet, leur employabilité. De votre côté, vous vous assurez que vos équipes disposent du savoir-faire nécessaire pour exploiter Outlook de manière optimale. À noter qu’il n’est pas possible de financer une formation Outlook du CNFCE via le CPF.

Vous souhaitez en savoir plus ? Explorez notre catalogue de formations et contactez nos conseillers par email ou par téléphone pour élaborer des formations Outlook sur mesure. Ils vous aident à identifier vos besoins et à sélectionner le programme le mieux adapté à votre entreprise.

La formation Outlook niveau avancé

La formation Pack office niveau débutant : Word Excel et Power Point

La formation Pack Office niveau avancé

LA Formation Gérer son temps avec Outlook

La formation outlook sur mesure

Source : 8,3 milliards