Comment configurer des filtres avancés dans Outlook ? 

Comment utiliser la recherche instantanée avec la syntaxe AQS ?

Vous cherchez un e-mail précis dans votre boîte de réception, mais vous ne voulez pas passer des heures à faire défiler vos messages ? Outlook propose une fonction de recherche avancée, aussi appelée AQS (Advanced Query Syntax). 

Cette option vous permet de filtrer vos e-mails grâce à des mots-clés ciblés. Vous n’avez pas besoin de passer par un filtre permanent. Il vous suffit de taper une commande directement dans la barre de recherche. 

Voici un exemple simple : vous voulez retrouver tous les mails envoyés par un client. Tapez simplement son adresse e-mail dans la barre de recherche. Outlook vous affiche instantanément les messages provenant de cette adresse. 

Un autre exemple plus avancé : tapez “subject:facture has attachments:yes larger:5MB”, vous obtenez la liste des courriers dont l’objet contient le mot “facture” , avec des pièces jointes de plus de 5 MB.

À noter : les commandes de recherche AQS doivent être saisies en anglais, même si votre Outlook est configuré en français. Cela permet d’assurer une cohérence avec toutes les versions du logiciel, comme web, desktop, et mobile.

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Comment créer des règles de filtres automatiques dans Outlook ?

Vous avez envie qu’Outlook trie vos e-mails à votre place, sans que vous ayez à intervenir manuellement ? C’est possible grâce aux règles de tri automatique. Vous pouvez définir des actions précises à appliquer dès qu’un message correspond aux critères. 

Voici la procédure sur l’application de bureau PC ou Mac : 

• Faites un clic droit sur l’e-mail concerné. 
• Sélectionnez “Règles” puis “Créer une règle”.
• Choisissez vos critères : expéditeur, objet, importance, pièces jointes.
• Définissez l’action à appliquer : déplacer le message dans un dossier spécifique, l’identifier avec une couleur, le transférer ou le marquer comme lu.
• Ajoutez des exceptions si vous le souhaitez : “sauf si l’objet contient…”
• Cliquez sur “Ok” pour valider : votre filtre est activé. 

Si vous utilisez Outlook sur le web, la configuration est un peu différente :

• Cliquez sur la roue dentée en haut à droite pour ouvrir les paramètres, puis sur “Courrier” et “Règles”.
• Sélectionnez “+ Ajouter une règle”
• Nommez votre règle et définissez les conditions et les actions à appliquer.
• Ajoutez éventuellement des exceptions, puis enregistrez. 

À noter : si vous utilisez un compte IMAP, les règles s’exécutent uniquement lorsque l’application est ouverte sur votre ordinateur. Et, si vous utilisez plusieurs règles, pensez à vérifier leur ordre d’exécution.

Comment filtrer les messages avec une mise en forme conditionnelle ?

Et si certains messages pouvaient se démarquer visuellement dans votre boîte de réception ? C’est possible avec la mise en forme conditionnelle dans Outlook. Cette fonctionnalité permet de modifier automatiquement l’apparence d’un e-mail, comme la couleur, la police, le style, selon des critères spécifiques, sans que cela ne modifie le contenu de votre message. 

Par exemple, vous pouvez choisir d’afficher en bleu tous les messages contenant le mot “urgent”. 

Pour activer cette option : 

• Cliquez sur l’onglet “Affichage”.
• Sélectionnez “Paramètres d’affichage”, puis “Mise en forme conditionnelle”.
• Cliquez sur le bouton “Ajouter”.
• Donnez-lui un nom, choisissez une police. 
• Cliquez sur “Condition”, puis sur l’onglet “Avancé” pour définir vos critères, tels que les mots-clés, l’expéditeur ou l’importance. 

Validez avec “ok” : votre mise en forme s’appliquera automatiquement. 

Comment créer un dossier de recherche avancée ?

Vous avez besoin de rassembler automatiquement certains e-mails sans les déplacer de leur dossier ? Les dossiers de recherche avancée sont faits pour ça. 

Il s’agit de dossiers virtuels qui affichent tous les messages correspondant à des critères définis. 

Voici comment en créer un : 

• Faites un clic droit sur “Dossiers de recherche”, puis sélectionnez “Nouveau dossier de recherche”. 
• Outlook vous propose plusieurs modèles prédéfinis. 
• Pour plus de flexibilité, choisissez “Dossier de recherche personnalisé”.
• Cliquez sur “Critères”, puis sur l’onglet “Avancé” pour configurer vos filtres : expéditeur, mots-clés, taille, date. 
• Ajoutez chaque critère à la liste, puis validez avec “OK”.

Comment apprendre à configurer des filtres avancés dans Outlook ?

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