Comment configurer des filtres avancés dans Outlook ? 

Comment utiliser la recherche instantanée avec la syntaxe AQS ?

Outlook intègre une fonction de recherche avancée appelée AQS (Advanced Query Syntax). Cette option permet de filtrer vos e-mails à l’aide de mots-clés. Elle est utile pour lancer une nouvelle recherche sans passer par un filtre permanent.

Il suffit de taper la commande dans la barre de recherche d’Outlook. Vous pouvez, par exemple, utiliser l’adresse d’un client pour afficher tous les messages envoyés par cette adresse email.

D’autres commandes plus complexes peuvent être utilisées. Par exemple, si vous indiquez “subject:facture has attachments:yes larger:5MB », vous obtenez la liste des courriers dont l’objet contient le mot “facture” et qui incluent des pièces jointes de plus de 5 MB.

À noter que les commandes de recherche AQS dans Outlook doivent être saisies en anglais, même si votre application est en français. Cela permet d’assurer une cohérence dans tous les environnements Outlook (web, desktop, mobile).

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Comment créer des règles de filtres automatiques dans Outlook ?

Il est possible de mettre en place des filtres permanents dans votre compte de messagerie. Voici la procédure :

• Faites un clic droit sur un message.
• Sélectionnez “Règles” puis “Créer une règle”.
• Cochez la case correspondant aux critères souhaités (expéditeur, objet, importance, pièces jointes).
• Choisissez l’action : déplacer vers un dossier, ajouter une catégorie couleur, transférer ou marquer comme lu.
• Ajoutez des exceptions si vous le souhaitez.
• Validez pour que le filtre soit activé.

Si vous utilisez Outlook sur le web, la configuration est un peu différente :

• Cliquez sur la roue dentée pour ouvrir les paramètres, puis sur “Courrier” et “Règles”.
• Sélectionnez “+ Ajouter une règle”
• Pour finir, nommez votre règle et indiquez les éléments nécessaires (conditions, exceptions, etc.).

À noter que si vous utilisez un compte IMAP, les filtres que vous créez dans Outlook ne s’appliqueront que lorsque l’application est ouverte sur votre ordinateur. Enfin, si vous utilisez plusieurs règles, pensez à vérifier que l’ordre est cohérent.

Comment filtrer les messages avec une mise en forme conditionnelle ?

Avec Outlook, il est possible de modifier automatiquement l’apparence des e-mails dans votre boîte de réception en fonction de critères définis. Cette action ne modifie pas le contenu principal des messages. Vous pouvez, par exemple, colorer en bleu les e-mails contenant le mot “urgent”. Pour filtrer vos messages, vous devez :

• Cliquer sur l’onglet “Affichage”.
• Sélectionner “Paramètres d’affichage” puis “Mise en forme conditionnelle”.
• Cliquer ensuite sur le bouton “Ajouter”.

Vous pouvez maintenant spécifier le nom de votre règle, choisir une police et définir des critères complexes en sélectionnant “Condition” puis “Avancé”. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur “OK” pour obtenir le résultat souhaité.

Comment créer un dossier de recherche avancée ?

Outlook permet de créer des dossiers de recherche virtuels qui affichent automatiquement tous les e-mails correspondant à des critères définis, sans déplacer les messages de leur emplacement d’origine.

Pour profiter de cette fonctionnalité avancée, faites un clic droit sur “Dossiers de recherche” puis sur “Nouveau dossier de recherche”. Sélectionnez ensuite un des modèles proposés. Vous pouvez également opter pour un “Dossier de recherche personnalisé”.

Cliquez sur “Critères” puis l’onglet “Avancé” pour indiquer les conditions de classement (expéditeur, mots-clés, taille, date). Ajoutez chaque critère à la liste puis validez avec “OK”.

Comment apprendre à configurer des filtres avancés dans Outlook ?

Pour maîtriser pleinement ces fonctionnalités avancées et optimiser l’utilisation d’Outlook, il est préférable de suivre une formation Outlook. Si vous débutez, commencez par la formation Pack Office du CNFCE afin d’acquérir les bases indispensables. Par la suite une formation Outlook niveau avancé vous permettra d’approfondir vos compétences sur ce logiciel bureautique.

Vous apprendrez notamment à gérer vos contacts dans Outlook et à mieux gérer votre temps grâce à cette application. Si vous le souhaitez, vous pourrez valider vos connaissances en obtenant une certification bureautique, comme la certification TOSA Outlook.

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