Comment configurer sa boîte de réception partagée dans Outlook ?

Comment configurer une boîte de réception partagée dans Outlook ?

Seul le propriétaire principal de la boîte de réception peut réaliser ce partage en modifiant les paramètres. Voici la procédure à suivre dans le nouvel Outlook sur Windows :

• Accéder à la boîte concernée.
• Se rendre dans l’onglet “Partage et autorisations”.
• Dans la fenêtre “Autorisations”, cliquer sur “+” pour ajouter une personne à la liste des membres en précisant son nom et son adresse email.
• Dans la section « Autorisations », sélectionner le niveau d’autorisation puis préciser les différentes actions autorisées pour l’utilisateur.
• Cliquer sur “OK” pour valider l’autorisation.

Le partage effectué, l’utilisateur reçoit un email de confirmation. Il peut alors ajouter la boîte de réception à son espace de travail Outlook.

Pour cela, il est nécessaire de cliquer sur “Partager avec moi” dans le volet de navigation “Dossiers” et de sélectionner “Ajouter un dossier partagé ou une boîte aux lettres”. Il suffit ensuite d’entrer l’adresse e-mail ou le nom de la personne qui a réalisé le partage, puis de cliquer sur « Ajouter ».

Comment optimiser une boîte de réception partagée dans Outlook ?

Les administrateurs doivent, tout d’abord, veiller à attribuer les bons droits d’accès. Ils peuvent, par exemple, limiter les droits à la seule lecture des emails ou autoriser les collaborateurs à répondre aux courriers reçus dans la boîte mails. Ces autorisations sont importantes pour garantir une utilisation conforme à la politique de l’entreprise. Il est possible de modifier ces autorisations à tout moment de la façon suivante :

• Accédez au dossier principal que vous partagez.
• Faites un clic sur le bouton droit sur le dossier concerné, puis cliquez sur “Partage et autorisation”.
• Sélectionnez la personne avec qui vous partagez le dossier, puis appuyez sur l’icône de suppression.

Il est également important de configurer l’envoi depuis la boîte partagée. Pour envoyer un message en tant que boîte partagée, il faut activer le champ « De » de la manière suivante :

• Créez un nouvel e-mail puis cliquez sur “Option” et « De ».
• Sélectionnez l’adresse de la boîte dans la liste déroulante.

Pour mieux trier les éléments et répartir les tâches, utilisez les règles Outlook. Par exemple, créez un dossier “À traiter” ou “En attente de réponse” et définissez des règles pour y déplacer automatiquement les courriels en fonction de leur contenu.

Lorsqu’un message est pris en charge, attribuez une couleur à la catégorie et répondez directement depuis la boîte partagée pour éviter les doublons.

Comment apprendre à utiliser et à optimiser une boîte de réception partagée dans Outlook ?

Configurer une boîte de réception partagée, la structurer, et l’utiliser de manière optimale supposent une bonne maîtrise de ce logiciel bureautique.

Pour vous accompagner, le CNFCE dispose d’un large catalogue de formations Outlook adaptées aux besoins des professionnels. Vos collaborateurs peuvent, par exemple, s’initier aux fondamentaux de la suite Microsoft grâce à la formation Pack Office. Par la suite, ils peuvent suivre une formation pour apprendre à gérer leurs contacts dans Outlook ou à optimiser leur temps de travail. Nous proposons également une formation Outlook niveau avancé pour approfondir ses compétences et maîtriser les fonctionnalités les plus complexes.

L’ensemble de nos formations bureautiques s’appuient sur des cas pratiques et des connaissances directement applicables dans votre environnement de travail. Elles permettent, par ailleurs, à votre équipe de passer avec succès une certification bureautique, comme la certification TOSA Outlook.

Besoin d’un conseil ? Les conseillers du CNFCE restent à votre disposition par email et par téléphone pour répondre à toutes vos questions et vous aider à choisir la formation la mieux adaptée à vos besoins.