Comment créer ou gérer une liste de tâches dans Outlook ?

Comment accéder à Microsoft To Do dans Outlook ?

Dans la nouvelle version d’Outlook, Microsoft To Do est directement intégré dans la barre de navigation à gauche sur votre page. Il vous suffit de cliquer sur l’icône “À faire” pour accéder au tableau des tâches. Vous pouvez ensuite consulter vos listes et afficher le contenu principal de chaque tâche.

Pour les utilisateurs d’Outlook classique, les tâches sont accessibles via le menu principal. Vous avez aussi la possibilité de basculer vers l’interface To Do pour profiter d’une meilleure expérience utilisateur.

Comment créer, modifier et supprimer des tâches avec Outlook ?

Pour créer des tâches, cliquez simplement sur le champ « Ajouter une tâche ». Renseignez un nom, une échéance et affectez-la à la liste souhaitée. Il est également possible d’ajouter un rappel, de marquer la tâche comme importante, ou de l’attribuer à un membre de votre équipe. Vous avez également la possibilité de prévoir des sous-tâches.

Chaque tâche est ensuite modifiable à tout moment de la manière suivante :

• Cliquez sur son nom pour ouvrir les options.
• Définissez une nouvelle date.
• Ajoutez une note, un fichier ou modifiez le contenu.

Pour supprimer votre tâche, utilisez simplement l’icône “Corbeille” en bas de l’affichage.

Ce type de compétence est évalué dans le cadre de la certification TOSA Outlook. Cette certification bureautique est reconnue officiellement partout dans le monde. Pour la préparer efficacement, il est utile de suivre une formation bureautique.

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Comment utiliser « Ma journée » et les listes intelligentes dans Outlook ?

« Ma journée » est une liste personnalisée qui regroupe l’ensemble des tâches du jour à réaliser. Cette fonctionnalité vous permet d’organiser votre emploi du temps à l’aide d’une tâche affectée depuis n’importe quelle liste.

À noter que “Ma journée” est accessible sur chaque appareil et synchronisée automatiquement avec votre compte Outlook.

Les listes intelligentes regroupent vos tâches par catégorie. Cette fonctionnalité facilite le suivi de votre planning et de l’avancement de votre travail.

Comment restaurer une tâche supprimée ?

Les tâches sont enregistrées via Exchange Online. Si vous en supprimez une par erreur, il est toujours possible de la récupérer en suivant la procédure suivante :

• Accédez à votre boîte de réception Outlook.
• Ouvrez le dossier “Éléments supprimés” dans “Courriers”.
• Effectuez un clic sur le bouton droit sur la tâche concernée.
• Cliquez sur “Restaurer” pour la renvoyer dans la liste par défaut.

Comment optimiser son organisation avec Outlook ?

Avec Microsoft To Do, chaque utilisateur peut créer des listes personnalisées (par projet, client ou équipe, par exemple) et y ajouter les tâches correspondantes. L’outil permet de définir des options de tri (par priorité, échéance ou nom) et de marquer les actions terminées pour suivre les étapes finalisées.

Enfin, l’intégration directe dans Outlook permet aussi d’ajouter une tâche depuis un message en un clic droit, ou de transformer un événement du calendrier en tâche.

Pourquoi suivre une formation pour maîtriser la gestion des tâches dans Outlook ?

Maîtriser les fonctions avancées de gestion de tâches dans Outlook peut considérablement améliorer la productivité de vos collaborateurs. Une formation gérer son temps avec Outlook permet, par exemple, d’apprendre à organiser ses priorités, de définir des rappels efficaces, d’activer les bons paramètres ou encore d’exploiter toutes les options des listes intelligentes.

Si vos collaborateurs n’ont jamais utilisé Outlook, une formation Pack Office peut être nécessaire afin d’apprendre les bases de la suite Microsoft, utiles dans leur travail. En revanche, les plus avancés d’entre eux, préfèreront sans doute développer leurs compétences dans le cadre d’une formation Outlook niveau avancé ou d’une formation Outlook sur mesure, proposées par le CNFCE.

Notre organisme de formation professionnelle organise de nombreuses formations pour maîtriser les logiciels bureautiques. Contactez nos conseillers pour choisir celle qui vous convient.