Comment se préparer à la certification TOSA Outlook ?

Qu’est-ce que la certification TOSA Outlook ?

La certification TOSA Outlook s’adresse à tous les collaborateurs amenés à utiliser ce logiciel dans l’exécution de leurs missions. Elle permet d’évaluer leurs connaissances et leurs compétences sur l’environnement de travail, la configuration de l’outil, la gestion des messages, des calendriers, des tâches, des contacts et des notes. 

Cette certification bureautique comprend un test de 20 questions d’une durée de 60 minutes, disponible en ligne ou dans un centre agréé. Les candidats obtiennent un score sur 1 000 points, assorti d’un niveau allant de débutant à expert. En cas de réussite, un diplôme officiel est délivré dans un délai de cinq jours ouvrés.

Il est à noter qu’il n’existe aucune condition préalable pour se présenter à l’examen. Cet outil est donc accessible à tous les profils, quel que soit leur parcours ou leur situation d’emploi.

Pourquoi faire passer la certification TOSA Outlook à vos collaborateurs ?

La certification TOSA Outlook est un moyen d’évaluer le niveau de maîtrise de cet outil par vos équipes. Elle constitue, par ailleurs, un repère fiable dans les processus de recrutement, d’évaluation ou de mobilité interne.

Elle valorise objectivement les compétences des collaborateurs, leur donne des repères concrets sur leur niveau et les incite à progresser. Ce test et ses résultats permettent également aux services RH de piloter les plans de formation avec précision et de répondre aux exigences croissantes de digitalisation des compétences dans les environnements professionnels.

Grâce à cette certification, les entreprises renforcent à la fois leur performance collective et l’engagement individuel des collaborateurs.

Quels sont les domaines de compétences évalués par la certification TOSA Outlook ?

La certification évalue quatre domaines de compétences essentiels. Le premier concerne l’environnement et la configuration du logiciel : interface Outlook, personnalisation, gestion des comptes, archivage et sauvegarde des données, impression et gestion des absences.

Le deuxième bloc s’intéresse à la messagerie, en testant la création, l’envoi et le classement des messages, l’usage des pièces jointes, des signatures et des options d’accusé de réception ou de lecture. Le test évalue également la mise en place de règles et d’alertes.

Le troisième domaine porte sur la gestion du calendrier et des tâches : planification de rendez-vous, réponses aux invitations, impression du calendrier, délégation et partage, création et suivi des tâches.

Enfin, le dernier volet couvre la gestion des contacts et des notes. Les collaborateurs doivent répondre à des questions sur les listes de distribution, les regroupements de contacts par critères, les modes d’affichage, et les différentes options pour gérer et partager une liste de contacts.

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Comment bien préparer vos collaborateurs à la certification TOSA Outlook ?

Avant de faire passer la certification TOSA à vos collaborateurs, il est fortement recommandé d’organiser un test d’évaluation préalable. D’une durée de 40 minutes, il permet d’identifier les compétences déjà acquises et les axes d’amélioration. Ce test fournit un rapport détaillé, très utile pour concevoir un parcours de formation personnalisé.

Il est également possible de proposer aux collaborateurs des tests de positionnement gratuits, directement accessibles en ligne. Ils permettent un entraînement ciblé sur certaines fonctions ou une version spécifique du logiciel.

La réussite à la certification passe généralement par un accompagnement adapté. Le CNFCE propose trois formations Outlook complémentaires permettant aux collaborateurs d’acquérir une maîtrise opérationnelle d’Outlook.

• La première des formations bureautiques CNFCE est centrée sur la formation Outlook. Elle apporte à vos collaborateurs les clés pour organiser leur boîte de réception, structurer leurs dossiers et exploiter les fonctions de base de l’outil.
• La deuxième formation CNFCE vise à gérer son temps de travail grâce à l’agenda et aux outils de planification proposés par Outlook.
• Enfin, CNFCE propose une formation Outlook niveau avancé.

Ces trois formations peuvent être dispensées en présentiel (en intra ou inter-entreprise) ou à distance selon la disponibilité des équipes. 

Il convient toutefois de préciser que ces formations ne sont pas éligibles au financement CPF. Elles s’adressent donc prioritairement aux entreprises qui souhaitent financer des formations directement pour la montée en compétences de leurs collaborateurs.

La certification TOSA Outlook représente un aboutissement de votre démarche de développement des compétences de vos collaborateurs. Grâce à des outils d’évaluation précis, des tests pratiques et des formations adaptées, elle s’intègre naturellement à une stratégie RH orientée vers la performance et la valorisation des talents.

Vous souhaitez proposer la certification TOSA Outlook à vos collaborateurs ? Nos conseillers pédagogiques sont disponibles pour échanger sur votre projet et mettre en place une formation Outlook sur mesure. En attendant, vous pouvez consulter notre catalogue où vous trouverez notamment :

La formation Outlook : Gérer son temps avec Outlook

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