Comment faciliter la mise en place du télétravail ?

Comment mettre en place le télétravail en entreprise dans de bonnes conditions ?

Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises qui entendent faire du télétravail un atout et un outil de performance ont besoin d’assurer à leurs collaborateurs à la fois le confort, l’ergonomie, ainsi qu’un mode de management et de communication adapté.

Après le confinement, le télétravail doit s’adapter aux besoins des salariés et pas seulement perdurer dans le contexte de crise qui était le sien.

Télétravailler, c’est prévoir une alternance calculée entre distanciel et présentiel pour tirer le meilleur parti de chaque mode.

En temps normal, le télétravail repose sur le volontariat et la confiance. La condition première de sa réussite est l’analyse approfondie des motivations, des doutes et des inquiétudes des différents acteurs, côté management comme du côté collaborateur. Définir le rythme le meilleur, le reporting le plus adapté, le mode d’interaction souhaité : autant de réponses qui permettent de faciliter la mise en œuvre du télétravail ou la poursuite de l’activité en télétravail.

Le CNFCE peut vous accompagner dans la mise en place du télétravail, à l’aide de notre programme d’1 jour :

Je suis la formation télétravail

Comment faciliter la mise en place du télétravail ? Comment une formation professionnelle peut-elle aider ?

Le manager peut se former à l’art de mener des réunions à distance, avec toutes les bonnes pratiques que cela suppose, tant sur le fond que la forme.

Le manager peut également se former à l’art de manager à distance, de la fixation d’objectif à l’art du feedback.

Manager tout ou partie de son équipe en télétravail incite le manager à aller à l’essentiel et à pratiquer une communication efficace et bienveillante qui ne tolère aucun malentendu.

Une telle formation permettra également au manager de pouvoir adapter son management au niveau d’autonomie de chaque collaborateur et garantir la performance tout en prévenant les risques psycho-sociaux.

Notez que nous proposons également un programme sur les aspects juridiques du télétravail.

Les bonnes pratiques pour manager des équipes travaillant en présentiel et à distance

Le manager doit donner, expliquer et faire vivre le cadre dans lequel l’entreprise a prévu le travail à distance (cadre accepté par le salarié en amont).

Le manager doit s’assurer qu’un outil performant et adapté aux collaborateurs est proposé pour permettre le travail à distance et le travail collaboratif. Avec un système de Visio efficace. Et vérifier si les salariés sont bien formés à leur utilisation.

De nombreux outils existent désormais pour simplifier la vie des collaborateurs et leur permettre d’organiser leur journée de manière productive, comme par exemple : créer des tableaux partagés avec une liste de tâches personnalisable. Ou travailler ensemble sur un même document et de vérifier en temps réel les modifications apportées par chacun (ex: Skype, Zoom, Google, Microsoft Team, Slack…).

Concernant le suivi des personnes à distance : la mise en place du télétravail est une opportunité pour envisager un management basé sur la confiance. Cela signifie que les objectifs et les indicateurs de réussite sont clairement exprimés, des points de contrôle annoncés et des moyens mis à disposition.

Découvrez notre programme de formation pour vous former au management à distance et présentiel :

Se former au management à distance

L’engagement des deux parties (managers/collaborateurs) se concrétisera par :

• La définition des plages horaires où le manager peut contacter les membres de son équipe
• la (re)création des espaces de communication informelle : par exemple définir des moments de point virtuel sur les affaires en cours.
• Une organisation du travail rénovée, afin de limiter les temps improductifs de réunion pour permettre plus d’autonomie à chaque salarié pour qu’il organise ses missions sur la semaine.

Pour aller plus, découvrez notre guide de conduite pour animer une réunion à distance.

Le manager doit être vigilant à ce que le salarié ne tombe pas dans le piège de l’impossibilité à pratiquer la déconnection numérique, en vérifiant par exemple l’heure de l’envoi des mails. Et le manager doit veiller à lui même ne pas imposer explicitement ou implicitement ce rythme.

Quelles pistes pour conserver une bonne cohésion d’équipe entre travailleur en présentiel et télétravailleur ?

• Favoriser le travail collaboratif,
• Inciter les collaborateurs à créer des binômes présentiel / en télétravail.

Le manager doit être vigilant à donner le même niveau d’information. Et pour cela, disposer d’une salle adaptée pour créer des Visio avec les deux types de salariés.

Il doit également organiser des points de rencontre présentiel de toute son équipe, quand cela est possible.

Découvrez notre programme de formation en cohésion d’équipe.

Quels sont les prérequis du télétravail ?

Pour sa réussite, le télétravail doit assurer crédibilité, sécurité et performance à distance :

• Le collaborateur doit rester joignable dans les mêmes conditions que s’il était au bureau
• Le collaborateur doit, dans certains cas pouvoir conserver ses numéros fixes et mobiles d’entreprise connus des clients et prospects
• La sécurité des données doit être assurée en collaboration avec les DSI pour les grandes entreprises
• Le collaborateur doit disposer du matériel, des outils informatiques, des abonnements et des outils nécessaires à l’organisation du temps et à la communication

Il est primordial d’y associer les différents acteurs : équipe RH, CSE, managers, la DSI, et même la médecine du travail.

Objectif : élaborer une charte du télétravail, l’outil indispensable qui en définit le cadre et les contours.

Quels sont les éventuels freins à la mise en place du télétravail ?

Le télétravail n’est pas compatible avec la garde d’enfants. Il est nécessaire que l’employeur et le salarié puisse tenir compte de l’environnement familial.

Un des freins serait de ne pas évaluer et réajuster régulièrement le dispositif pour voir s’il correspond à la réalité du travail du salarié. Revoir régulièrement si l’équilibre présentiel et distanciel est acceptable pour chacun, pour prévenir une éventuel détresse psychologique tel qu’on a pu le voir lors du covid-19.

En effet, les sondages post-crise ont montré que l’isolement et la perte de l’esprit d’équipe sont arrivés en tête des préoccupations. En savoir plus dans cet article.

Quels peuvent-être les bénéfices du travail à distance pour une entreprise ?

Les bénéfices du télétravail sont nombreux :  plus d’autonomie pour les salariés et plus d’engagement pour les managers.

Du côté des salariés, ils franchissent le pas majoritairement pour bénéficier de plus d’autonomie et de flexibilité dans leur vie professionnelle. Les dirigeants quant à eux notent que le télétravail, quand il est adapté à leurs conditions, permet de développer l’engagement des salariés envers leur entreprise. A condition, bien sur, de garantir les mêmes droits et avantages que les salariés en présentiel, notamment en matière de formation.

Autre avantage : une économie réalisée par l’entreprise lorsqu’elle est amenée à réduire la surface de ses locaux.

Découvrez nos conseils pour gagner en productivité lors du télétravail.

Quel contexte pour le télétravail post-confinement ?

Qu’entend-on par “télétravail” ? Il s’agit la plupart du temps de salariés qui effectuent tout ou partie de leur travail depuis leur domicile, également depuis les tiers-lieux, les espaces ou bureaux satellites proche du domicile et fréquenté par intermittence. Le télétravail qui commençait à s’établir de manière pérenne dans les entreprises, avec en moyenne deux jours par semaine et un quart des salariés concernés (une augmentation de 25% en 2018/19), a été accéléré par la crise sanitaire de la Covid-19. Crise qui a jeté brutalement d’innombrables salariés dans le Grand Bain du télétravail. Elle a provoqué un coup d’accélérateur pour des entreprises qui pouvaient se montrer encore frileuses vis-à-vis de ce dispositif.