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Guide de conduite pour animer une réunion à distance

Guide de conduite pour animer une réunion à distance

Animer une réunion à distance est différent d’une réunion en présentiel. De nombreux éléments, comme l’absence du non-verbal, nécessitent d’adapter sa posture et sa communication avec ses collaborateurs. Le risque d’ennui ou de décrochage étant important, l’animation de ce type de réunion doit également suivre un cheminement bien précis. Animer régulièrement les réunions à distances induit, pour le manager, de renforcer l’efficacité de sa communication verbale. Cela implique également d’apporter une attention toute particulière et individualisée à ses collaborateurs. Découvrez notre guide de conduite pour animer une réunion à distance, rédigée grâce à l’expertise de Catherine Limberger.

Comment bien planifier une réunion à distance en amont ?

La planification d’une réunion est une étape fondamentale, car c’est cet aspect qui va déterminer la réussite d’une réunion (en présentiel ou non

Voici les étapes à respecter pour planifier une réunion à distance :

  • Déterminer l’objectif de la réunion.
  • Déterminer un ordre du jour.
  • Se donner un timing précis pour chaque point à traiter.
    • Dans le cadre d’une réunion en distanciel, le timing est extrêmement important. En cas de réunion trop longue, la perte d’attention ou de motivation est élevée, d’autant que ce type de réunion est plus épuisant.
  • Laisser un temps d’échange pour des questions/réponses, en fin de réunion.
  • Déterminer une durée adaptée au nombre de participants
  • Afin d’encourager l’attention et la compréhension, il est souhaitable d’utiliser un support visuel de type PowerPoint, diapositive ou autre outil de présentation.

Découvrez notre formation à la conduite de réunion, d’une durée de 2 jours.

Comment gérer des collaborateurs qui veulent participer à une réunion sans activer leur caméra ?

Tout est une question de cadrage annoncé dès le départ. Le manager ou le responsable peut ne pas exiger que ses collaborateurs allument leur caméra.

On conseille d’annoncer à l’avance à son équipe :

  • Si la caméra allumée pour tout le monde est exigée ou non
  • Dans le cas ou vos collaborateurs ne peuvent activer leur caméra (connexion insuffisante), indiquer une directive précise
    • Par exemple, s’annoncer avant de prendre la parole

Comment éviter l’ennui et la perte de concentration dans une réunion d'équioe à distance ?

Les visioconférences sont connues comme étant des activités relativement épuisantes. On parle aussi de « Zoom fatigue ».

  • Afin d’éviter cette fatigue, nous vous conseillons tout d’abord de privilégier des réunions distancielles d’une durée maxi de 30 minutes à 60 minutes maximum. En fonction du nombre de participants : de préférence en dessous de 10, pour une efficacité optimale.

Au-delà, la perte de concentration est importante et peut générer des décrochages.

Le travail du manager est également important, notamment pour dynamiser ses collaborateurs et éviter leur perte de motivation au cours de la réunion distancielle.

 

Questionnez régulièrement et allez chercher ceux qui ne s’expriment pas :

  • Es-tu d’accord ?
  • Qu’en penses-tu ?
  • Etc.

Répétez une information importante au moins deux fois, pour s’assurer que le message passe et qu’il soit bien entendu

 

Développez le feedback pour encourager la mobilisation : donner quelque chose à l’autre

  • Ce que tu viens de dire est intéressant
  • Je te remercie de ta participation

Développez la reformulation : reformuler les questions de ses collaborateurs

La reformulation reste un fabuleux outil de reconnaissance et de mobilisation. Elle permet également la compréhension de ce qui vient d’être dit. C’est une incitation à poursuivre les échanges.

Développez votre capacité à identifier les décrochages

  • Identifier les décrochages (perte de motivation : la personne n’est pas mobilisée comme d’habitude)
  • Identifier les angles morts : ce qui échappe car on ne voit pas les gens (le non verbal étant absent ou faible, il est difficile d’observer le manque de compréhension, la désapprobation, etc.)

Pourquoi se former à l’animation de réunions en ligne ?

Les réunions à distance correspondent à un nouveau style de management, ce qui implique l’acquisition de nouvelles compétences en communication.

La communication non verbale, prépondérante dans une réunion en présentiel, n’est pratiquement plus présente dans une réunion à distance.

Le but d’une formation à l’animation de réunion à distance va donc être de développer sa communication. Les exercices pratiques que nous mettons à l’œuvre visent à développer cette compétence, car la partie non verbale doit être adaptée par une communication verbale plus fine.

Le travail sur la communication se traduit notamment par le développement de sa capacité à :

  • S’exprimer en utilisant les mots précis en lien avec la perte du non verbal (désapprobation, renforcement, approbation, hochement de tête, encouragement)
  • A porter une attention adéquate à ses collaborateurs
  • Apprendre à gérer les silences (qui sont nombreux dans ce type de réunion)
  • A faire participer ses collaborateurs
  • A questionner/ reformuler

Pour le manager, il s’agit également d’adopter une nouvelle posture, notamment sur la confiance qu’il accorde à ses collaborateurs vis-à-vis de ce nouveau média.

Pour résumer, se former à l’animation de réunions à distance permet de :

  • Compenser la perte du non-verbale
  • Encourager le sentiment d’appartenance au groupe
  • Accorder une attention sociale suffisante à chaque individu
  • Développer sa capacité à faire confiance
  • Identifier le degré de maturité par rapport au télétravail

Pour aller plus, découvrez les évolutions du management et des formations.

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Qui est Catherine Limberger

Sa formation initiale en psychologie et son parcours de développement personnel lui ont permis de développer un niveau opérationnel senior dans l’accompagnement et la formation.

Après un parcours d’une trentaine d’années dans le monde de l’entreprise en tant que responsable, elle a dirigé l'Université du Management de l’enseigne La Poste.

Coach certifiée international Coaching, consultante depuis 13 ans, Catherine a complété ses compétences par des certifications en « sophrologie, PNL, analyse transactionnelle, et psychologie positive.

 

Pour en savoir plus sur la « Zoom fatigue », découvrez cet article de Ionos.

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