Efficacité au travail : 6 méthodes de travail à adopter

L’efficacité au travail : qu’est-ce que c’est ?

Faisons tout d’abord le point sur quelques notions, comme l’efficacité, l’efficience et la productivité.

• L’efficacité désigne la capacité de quelqu’un à parvenir à ses objectifs, sans prendre en considération les moyens utilisés.
• L’efficience, quant à elle, désigne la capacité de quelqu’un à réaliser ses objectifs en minimisant les ressources et le temps nécessaire pour y parvenir.
• La productivité se réfère, elle, à la mesure de l’efficacité avec laquelle les ressources, telles que le temps, l’énergie et les compétences, sont utilisées pour atteindre des objectifs spécifiques.

1. Gérez les priorités pour mieux organiser votre temps de travail

Le temps de travail d’un employé est composé de deux parties :

• Une partie est consacrée au travail qui dépend de son rôle au sein de l’entreprise, des objectifs que son manager lui a assignés. Ces tâches font partie du quotidien du salarié. Elles impliquent de passer à l’action sans attendre et ne peuvent être repoussées.
• La seconde partie constitue l’ensemble des tâches devant être réalisées, mais qui ne permettent pas d’atteindre l’objectif visé. Mises bout à bout, elles prennent un temps considérable et nous empêchent de réaliser d’autres tâches bien plus importantes.

Identifiez les priorités

Dans les faits, la part des tâches qui ne permettent pas d’atteindre l’objectif visé est souvent trop importante. En général, quand un employé gère mal ses priorités, on peut atteindre un ratio de 40% de son temps de travail destiné à ces tâches. C’est bien trop.

Il faut que le collaborateur se recentre sur ses objectifs principaux : qu’est-ce qui justifie sa présence dans l’entreprise ? Pourquoi l’a-t-on embauché ? Quels sont ses vrais objectifs ?

En prenant le temps de faire cette analyse d’emploi du temps, vous vous évitez d’être noyé-e sous une montagne de travail et votre organisation du travail au bureau s’en retrouve facilitée. Sans cela, vous finissez par être incapable de faire la différence entre ce qui est important et ce qui ne l’est pas.

Priorisez-les

Réservez du temps à vos tâches les plus importantes. Traitez les en priorité.

Pour les tâches de moindre importance, planifiez votre activité et évaluez le temps nécessaire pour les réaliser.

Pour vous aider à mener cette analyse, découvrez notre dossier sur la gestion des priorités.

Cette gestion des priorités est cruciale pour atteindre une meilleure efficacité au travail et devrait être faite chaque fois que le besoin s’en fait sentir.

Partagez vos difficultés à votre manager

Vous pensez avoir trop de tâches secondaires à réaliser pour pouvoir être capable de faire votre travail ?

Nous vous conseillons vivement d’en faire part à votre manager : il comprendra que vous cherchez simplement à atteindre les objectifs visés et équilibrera le travail entre tous les collaborateurs. Votre rigueur au travail s’en trouvera grandement améliorée.

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2. Adoptez une attitude positive au travail

Être capable de faire son travail, c’est aussi privilégier l’efficacité chez les autres. Or, l’efficacité au travail en groupe est fortement influencée par les relations que l’on entretient avec ses collègues.

Adoptez une bonne attitude de travail pour gagner de l’efficacité au travail : prenez des initiatives, aidez vos partenaires, montrez-vous volontaire pour remplacer un collègue malade…

Ces attentions font de vous quelqu’un de remarquable du point de vue de vos collègues comme de celui des supérieurs.

En adoptant un comportement positif au travail, la relation de confiance qui se créera naturellement avec vos collègues vous permettra d’être appuyé en cas de besoin, d’être écouté lorsque vous vous exprimez et d’être défendu en cas de problème. Un tel comportement ouvre ainsi des portes dans votre évolution professionnelle.

Notez également que ces petites attentions ont un impact sur le moral et la productivité de vos collègues : rien de tel qu’une équipe soudée et épanouie pour combattre la démotivation au travail !

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3. Apprenez à mieux votre temps pour augmenter votre productivité au travail

Votre capacité à bien gérer votre temps est cruciale pour une meilleure efficacité au travail.

Sans une bonne gestion du temps, les appels, les mails, les documents à rendre se succèderont et ils finiront par donner le rythme de votre journée.

La gestion du temps est centrale dans la vie d’un professionnel. Elle conduit à une plus grande efficacité au travail car elle permet d’organiser les tâches dans un ordre précis, de hiérarchiser et de prioriser chacune des missions afin de se concentrer sur le plus urgent.

Des formations pour apprendre à gérer son temps existent et permettent de se prêter à plusieurs exercices pour augmenter son efficacité au travail.

Par exemple, vous pouvez utiliser un journal d’activité (time log) pour analyser avec précision le temps que vous mettez à remplir chaque tâche. Ainsi, vous savez précisément ce qui vous prend du temps, et ce qui peut être fait rapidement.

Par ailleurs, vous pouvez utiliser des outils plus classiques comme les listes de choses à faire : les fameuses « to-do lists ». Sur un logiciel adapté comme Trello ou encore à l’ancienne, sur un post-it, n’hésitez pas à utiliser ces listes à cocher pour vous remémorer ce qu’il y a à faire et dans quel ordre.

Si vous vous sentez plus à l’aise avec le support papier, un bon agenda ou un planificateur peut tout à fait faire l’affaire. vous verrez, cette astuce s’applique aussi bien dans l’organisation personnelle que professionnelle.

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Pensez au management corporel !

Votre corps a son propre rythme et il est plus simple et bénéfique sur le long-terme de le prendre en considération plutôt que d’aller à son encontre.

Par exemple, si vous pensez être plus productif le matin, occupez-vous des tâches les plus importantes à ce moment.

S’écouter est très important : votre corps vous envoie des signaux. À vous de les décrypter pour mettre à profit votre temps et gagner en efficacité professionnelle et personnelle. Résultat garanti !

4. Développez vos compétences en communication pour mieux échanger avec votre équipe

Au sein de la vie en entreprise, la communication est reine. Tout ce que nous faisons génère des échanges écrits ou oraux qui demandent des compétences en communication pour être géré efficacement.

C’est pourquoi développer ses compétences en communication est essentiel pour devenir plus efficace au travail.

a/ Adoptez l’écoute active pour une communication plus efficace

L’écoute active est une méthode de communication pour être plus efficace au travail. Elle permet d’optimiser le temps que prennent les discussions formelles et informelles dans l’entreprise. L’écoute active permet aussi de limiter les incompréhensions et les quiproquos.

Concrètement, lorsqu’un collaborateur vient vous communiquer une information, il s’agit de stopper toute autre activité : investissez-vous à 100% dans la discussion. Lorsque votre interlocuteur parle, écoutez et enregistrez le maximum d’information. Pour se faire, ne cherchez pas à déterminer à l’avance ce que vous allez répondre.

De nombreuses situations problématiques peuvent être résolues à l’avance simplement en écoutant activement son interlocuteur. Ainsi, vous perdez moins de temps à gérer ces problèmes, et vous pouvez travailler plus efficacement.

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b/ Communiquez par écrit plus efficacement

De la même manière, une grande partie de la communication que nous exerçons dans nos vies professionnelles se fait par l’écrit, le plus souvent via des e-mails. Aussi efficace qu’il puisse paraître, l’e-mail est aussi très souvent une source d’incompréhension et même de tension si certaines techniques de rédaction d’e-mail ne sont pas utilisées. Il peut être intéressant de se former à la communication à l’écrit efficace.

De manière générale, il est conseillé :

• D’analyser les retours de vos écrits : sont-ils bien compris ? Votre interlocuteur peut par exemple répondre à côté ou omettre de répondre à l’une de vos interrogations. Dans ce cas, peut-être avez-vous un problème dans la manière dont vous avez de vous exprimer par mail, ce qui pose un problème d’efficacité au travail.
• Gardez toujours un objet principal par e-mail. L’e-mail est un moyen de communication qui permet d’inclure de longs textes. Mais ce n’est pas toujours pertinent. Mieux vaut garder un sujet à traiter par e-mail et ainsi garder l’attention du lecteur,
• À l’inverse, n’inondez pas vos collègues d’e-mails : la consultation de chacun de ces e-mails puis la rédaction de leur réponse est très chronophage et plombe l’efficacité sur le lieu de travail. Apprenez à faire la part des choses entre les sujets qui doivent réellement être traités par l’e-mail et ceux, plus informels, qui peuvent simplement faire l’objet d’une discussion pendant la pause-café.
• Enfin, faites bien attention aux champs copie-carbone, qui contiennent souvent énormément de monde qui ne sont pas, pour la plupart, des destinataires de vos e-mails. Allégez les boîtes mails de tout le monde en ne gardant que ceux qui vous intéressent vraiment.

c/ Travaillez votre assertivité

L’assertivité, c’est globalement la capacité à s’exprimer et défendre ses droits sans empiéter sur ceux des autres.

En développant votre assertivité, vous pourrez faire face plus facilement à des communications et des demandes chronophages.

Dire oui à une demande d’un quelqu’un qui a besoin d’un coup de main signifie perdre du temps, surtout si vous parvenez difficilement à réaliser vos tâches.

Etre assertif vous aidera, factuellement et sans conflit, à formuler une contre-proposition ou à dire non.

5. Apprenez à gérer le stress et évitez les blocages au travail

Faire la différence entre le bon stress, qui permet d’améliorer ses performances au travail, et le mauvais stress, qui bloque et ralentit, fait partie des compétences à développer pour augmenter son efficacité au travail.

En effet, un excès de stress peut causer de graves problèmes, que ce soit sur le plan professionnel ou celui de la santé : problèmes cardiaques, incapacité à se concentrer, chute de la productivité, développement d’une personnalité toxique pour les autres…

Avec une bonne formation pour gérer son stress au travail et éviter le burn-out, gérez les risques psychosociaux et apprenez comment être efficace au travail même en période stress.

Je suis une formation gestion du stress au travail

Cela passe notamment par des méthodes de gestion du stress simples mais efficaces :

• Passez une bonne nuit, toutes les nuits : cela s’apprend. Il faut une certaine rigueur et de la régularité. Le sommeil constitue la première barrière contre le stress : il a donc une influence positive directe sur votre efficacité au travail.
• Essayez de ne pas apporter de travail à la maison : cela brouille les frontières entre la vie professionnelle et la vie personnelle et perturbe votre capacité à vous détendre après le travail
• Déterminez les éléments que vous considérez comme générateurs de stress : en les connaissant précisément, vous serez plus à même de les éviter.
• Arrangez votre espace de travail pour vous sentir bien. Un bureau mal rangé, encombré de dossier volumineux vous envoie un signal : vous ne vous en sortirez jamais. Bien organiser votre environnement de travail et le décorer pour vous y sentir bien peut énormément jouer sur votre moral et votre stress.

6. Travaillez efficacement grâce à la formation professionnelle

Dans cet article, nous avons abordé la capacité à bien communiquer, à bien gérer son stress ou encore à bien gérer son temps.

En réalité, la vie d’un professionnel demande de se former de manière continue pour pouvoir améliorer ses performances au travail. Les compétences dont nous avons besoin dans notre vie professionnelle ne font qu’augmenter en nombre et il est urgent d’apprendre à gérer tous ces aspects.

Il n’est pas utile de se lancer dans de grandes études pour booster votre carrière. Il existe bien d’autres formations que les grandes écoles vous permettant d’obtenir une licence ou un MBA. Les sessions courtes avec un intervenant doté d’un bon sens de la pédagogie peuvent vous permettre de travailler sur des problématiques très précises et d’augmenter votre efficacité professionnelle rapidement.

Pourquoi ne pas effectuer une analyse SWOT de votre situation ?

Le travail repose sur des compétences techniques, propres à votre métier. Mais une personne capable de faire son travail correctement sait aussi qu’il faut se former dans un maximum de compétences non techniques.