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Gagner en efficacité au travail : quelques conseils

Gagner en efficacité au travail : quelques conseils

Vous vous demandez à quoi correspond l’efficacité professionnelle, ou efficacité au travail, et à quoi elle sert ? Elle est pourtant cruciale pour garantir la réussite de ses objectifs et parvenir aux résultats escomptés, tant sur le plan personnel que professionnel. Découvrez donc, dans cet article réalisé grâce à l’expertise de Philipe Rovira, formateur au CNFCE, tout ce qu’il savoir sur l’efficacité professionnelle et comment l'améliorer dans son quotidien professionnel et personnel.

Gagner en efficacité au travail en développant son efficacité professionnelle

L’efficacité professionnelle correspond à une multitude de méthodes visant à gagner en efficacité, en productivité et en gestion du temps.

L’application de ces méthodes vise à atteindre de nombreux objectifs :

  • Travailler moins, mais mieux
  • Gagner du temps, en rendant ses activités moins chronophages
  • Equilibrer le rapport vie privé/vie professionnelle
  • Mieux gérer son stress et limiter sa charge émotionnelle
  • Gagner en productivité et en performance

Quelques méthodes en gestion de son temps et de ses priorités

De nombreux outils et méthodes simples permettent de mieux définir ses priorités et de mieux gérer son temps.

La gestion des priorités et du temps est un point essentiel de l’efficacité professionnelle. C'est l'une des qualités permettant d'être plus efficace et productif.

la matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower, du nom de l’ancien président Américain, Dwight Eisenhower, est un excellent outil pour définir le degré d’urgence et de priorité d’une tâche.

  • Urgent/important
  • Important, mais non urgent
  • Non important, mais urgent 
  • Non important et non urgent

En maîtrisant cette matrice, il est ainsi plus facile de prioriser les missions les plus importantes et de privilégier la délégation ou le report.

On définit ainsi mieux les choses importantes et urgentes (à traiter en premier) de celles qui ne le sont pas (à traiter en dernier ou à organiser dans son emploi du temps).

La loi de Parkinson

Selon cette loi, plus l’on dispose de temps pour réaliser une tâche, plus on prend de temps pour la réaliser.

Pour éviter cet écueil, il est important de s’imposer un timing et des créneaux. En se définissant une échéance, on limite ainsi le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche.

Pour en savoir plus sur la gestion du temps, découvrez notre article.

La méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro correspond à une méthode visant à travailler de manière intense, mais limitée dans le temps. Cela correspond à des séquences de 25 minutes, ponctuées par des pauses de 5 minutes.

De nombreuses études mettent en avant le fait que nous disposons d’une attention maximale pendant une durée d’environ 25 minutes. Au-delà, nous constatons une perte de concentration et d’efficacité.

L’application de cette méthode repose sur quatre séquences de 25 minutes de travail, puis une longue pause, pour piloter son efficacité au quotidien.

  • Lorsque l’on travaille en utilisant cette méthode, il est nécessaire de se concentrer sur une seule tâche. Le multitâche étant synonyme de perte d’efficacité.

Pensez donc à couper toute distraction lors de vos phases de travail :

  • Porte fermée
  • Notifications (mails, sms, téléphone, etc.)

La définition des objectifs

La définition des objectifs est le point de départ de l’efficacité personnelle et professionnelle. On ne peut pas travailler efficacement sans se définir des objectifs et les calibrer en fonction du temps et des ressources dont on dispose.

Pour définir des objectifs clairs et réalisables, soyez SMART :

  • Simple
  • Mesurable
  • Atteignable
  • Réalisable
  • Temporellement défini

Tenir un agenda et réaliser une to-do List

Tenir un agenda est fondamental pour gagner du temps et gérer sa vie pro/perso. Cet outil permet d’organiser son activité, ses rendez-vous, ses déplacements etc.

Pour une organisation optimale, pensez par exemple à intégrer le temps de trajet nécessaire à un déplacement professionnel.

La to-do List est un allié précieux de la gestion du temps et de l’organisation. Cet outil permet de lister toutes ses activités, de définir le niveau de priorités (voir le point sur la matrice d’Eisenhower) et d’estimer le temps nécessaire à une tâche.

Pour organiser sa to-do List, quelques conseils :

  • La réaliser en fin de semaine ou la veille pour le lendemain, en fonction des tâches traitées dans la journée/ de la semaine
  • Séquencer ses activités en fonction des imprévus : pensez à intégrer environ 20% de temps additionnel à une tâche
  • Séquencer ses activités en demi-journée/journée
  • Organiser ses activités en fonction de sa chronobiologie : intégrez vos activités à forte valeur ajoutée là ou votre attention est la plus maximale
    • Par exemple, si vous êtes plus efficace le matin, privilégiez les activités qui nécessitent le plus de concentration pendant ce créneau.

Devenez incollable sur la gestion des priorités au travail grâce à notre dossier.

Déléguer et savoir dire non

Nous sommes tous confrontés à de multiples sollicitations (clients/collègues, mails etc.). Face à ces voleurs de temps, il est nécessaire de savoir dire non.

Dire non, c’est être en capacité de ne pas se laisser imposer un planning, et d’exprimer son incapacité à répondre favorablement à une demande.

Pour dire non, quelques conseils :

  • Faites preuve d’assertivité : pas de « non » brutal et agressif
    • Expliquez clairement pourquoi il n’est pas possible pour vous de réaliser telle ou telle tâche.

Si vous êtes dans l’incapacité de dire non, demandez du temps additionnel à votre collaborateur, en fonction de la priorité de la tâche demandée.

Optimiser ses conditions de travail et son organisation

L’aménagement de l’espace de travail est un aspect fondamental de l’efficacité professionnelle.

En ergonomisant au maximum son espace de travail (ses dossiers et son bureau), notamment via l’approche japonaise 5S :

  • On diminue les mouvements inutiles (gain de temps et de gestes)
  • On trie les éléments inutiles ou peu important
  • On fait la chasse au gaspillage
  • On classe ses documents pour gagner en efficacité dans son organisation professionnelle

Découvrez notre formation 5S, pour gagner du temps et être plus productif.

Organiser ses horaires pour gérer son stress et gagner en efficacité au travail

L’élaboration d’horaires à la carte est un excellent moyen de diminuer sa charge mentale.

Sortir d’horaires de travail classique (9h – 17h) permet d’exploiter plus efficacement sa chronobiologie. Cela signifie que les collaborateurs ont, en fonction de leurs responsabilités, la possibilité de définir des horaires de travail plus adaptés à leur chronobiologie et à leur pic de productivité. Tout le monde n’est pas égal en termes d’efficacité.

D’un point de vue pratique, cela permet également d’aménager ses horaires pour limiter son temps de trajet (en évitant les heures ou les bouchons sont les plus fréquents).

La formation : outil pour développer son efficacité au travail

Une formation professionnelle est un moyen simple de s’améliorer au travail et de renforcer son sentiment d’efficacité personnelle et professionnelle.

Si vous souhaitez maîtriser les différents concepts cités dans cet article, découvrez notre formation sur l’efficacité professionnelle, d’une durée de 3 jours.

L’alternance de théorie, d’exercices pratiques et d’échanges d’expériences sont des facteurs permettant à vos équipes de transformer l’efficacité professionnelle en outil de performance économique pour leur entreprise.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations, nous vous invitons à nous contacter par mail ou par téléphone.

Le CNFCE, organisme de formation en développement personnel

Le CNFCE propose de nombreuses formations en efficacité professionnelle, visant à gagner en efficacité et en productivité en seulement quelques jours. Nous sommes en mesure d’accompagner toutes les entreprises vers l’acquisition de nouvelles compétences pour leurs salariés, grâce à notre catalogue, réparti sur de très nombreux domaines (sécurité en entreprise, management, développement personnel etc.). Nous pouvons également des professionnels indépendants et des entrepreneurs.

Consultez notre catalogue de formations en développement personnel, pour les professionnels en poste.

Pour aller plus loin, découvrez nos guides :

Qui est Philipe Rovira ?

Après avoir passé 20 années dans la Grande Distribution comme cadre dirigeant, j’ai créé un organisme de formation spécialisé dans la vente/distribution. Je propose des formations mais aussi des audits organisationnels, managériaux et de performance économique. J’accompagne également mes clients dans la mise en place d’actions d’optimisation sur le terrain. 

Passionné par le commerce, j’accorde une place particulière au client trop souvent négligé dans les stratégies commerciales. 

Passionné par les relations humaines, je recherche à créer des dynamiques synergiques sources de performance économique. 

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