1. Pour mieux gérer votre temps, organisez et gérez votre espace de travail
Être organisé et avoir un espace de travail bien agencé permet de réduire considérablement le temps que vous passez à chercher. Combien de fois avez-vous dû retourner votre bureau et fouiller tous vos dossiers pour vous rendre compte que le papier que vous cherchiez était sous vos yeux dès le début ? C’est une véritable perte de temps qu’il est facile d’éviter.
- Utilisez des pochettes, des classeurs, un système de couleurs ou tout autre moyen qui vous convient pour éviter de vous disperser. Vous pourrez ainsi facilement mettre la main sur vos documents sans perdre de temps et vous concentrer sur les tâches importantes.
- Aménagez votre bureau de manière à ce que seuls les documents sur lesquels vous travaillez soient à portée de main. Rangez le reste dans des tiroirs.
- Faites régulièrement du tri : jetez ce dont vous ne vous servez plus, rangez le reste à la bonne place. Sans vous en rendre compte, vous accumulez sans doute de nombreux documents/ objets inutiles sur une courte période.
- Acceptez de perdre du temps à organiser pour en gagner un maximum !
2. Faites des rétro plannings
Un rétro planning vous permet de pouvoir noter toutes les deadlines d’un travail ou d’un projet. Vous pouvez ainsi planifier à court, moyen et long terme vos échéances et vous organiser en conséquence. « Vous devez rendre ce rapport pour mercredi ? Vous estimez qu’il vous faut une journée entière pour le faire ? Prévoyez donc dans le planning de le faire lundi ce qui vous laisse une journée de marge en cas d’imprévu ». Ces guides vous permettront de gagner un temps fou : vous saurez parfaitement ce qui doit être fait, et quand. Voici quelques conseils pour bien vous organiser :
- N’hésitez pas à vous fixer vos propres deadline lorsque vous n’en avez pas, vous éviterez ainsi d’accumuler des dossiers que vous finirez par traiter dans l’urgence. Un impératif de temps spécifiquement indiqué est plus motivant et vous permet de ne pas repousser les tâches que vous pouvez mener dès maintenant.
- Si vous n’êtes pas à l’aise avec le système de rétro planning, un simple agenda (papier ou électronique) fera l’affaire !
- Vous pouvez également noter les dates importantes sur un calendrier mural, afin d’avoir les informations à votre portée sans avoir à les chercher.
On néglige souvent l’utilité des agendas, mais ils sont de précieux alliés pour une meilleure gestion du temps de travail et de son organisation.
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3. Définissez des priorités à traiter dans la journée
Il est fréquent que plusieurs dossiers arrivent en même temps. Pour éviter de se sentir déborder et d’être sous pression :
- Priorisez vos missions.
- Traitez les dossiers les plus importants en premier vous permettra de vous libérer pour vous occuper par la suite de ceux mis de côté.
4. Identifiez les pertes de temps
Beaucoup d’éléments parasites gênent votre productivité et vous prennent du temps :
- Apparition de pop-up pour vous avertir de l’arrivée d’un mail,
- Téléphone sur le bureau qui ne cesse de s’allumer
- Ou encore des collègues faisant des allers-retours dans votre bureau pour vous consulter.
Travailler sur une tâche de manière continue devient quasiment impossible. Pourtant, il n’est pas possible de travailler sereinement quand on doit s’interrompre toutes les 5 minutes. Notre cerveau a besoin de temps pour se concentrer. Vous perdez en outre énormément d’énergie à travailler dans ces conditions.
Autant que votre activité le permet :
- Essayez de vous couper des mails,
- Rangez votre téléphone,
- Et osez dire à vos collaborateurs que vous reviendrez vers eux dès que vous aurez fini.
Vous irez beaucoup plus vite en gagnant en concentration.
5.Réalisez les tâches rapides en premier
Vous avez un nombre de tâches incalculables à faire et vous avez l’impression que vous ne vous en sortirez jamais ?
- Identifiez les tâches rapides et effectuez-les en premier.
Nombreuses d’entre elles sont essentielles mais peuvent être faites en 2 minutes. En agissant ainsi, votre liste va rapidement se réduire et vous aurez l’impression de respirer à nouveau !
6.Apprenez à déléguer
Il n’est pas toujours évident de confier une mission à un ou une collègue pour se laisser du temps pour autre chose, et pourtant il faut le faire ! Vous ne pouvez pas tout contrôler donc faites confiance à vos collaborateurs. Partager les tâches et déléguer va vous permettre de gagner en productivité.
- Certaines missions seront d’ailleurs mieux exercées par d’autres car ils auront plus de temps que vous pour les effectuer et seront parfois plus compétents dans le domaine.
Pour vous rassurer, vous pouvez vérifier que vos exigences sont comprises au début, mais ensuite laissez-les faire !
Vos collègues seront flattés de la confiance que vous leur accordez, la cohésion du groupe sera renforcée et vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur les tâches importantes.
7. Trouvez votre rythme d’efficacité
Chaque individu a un cycle d’efficacité différent. Certains sont plus productifs le matin, d’autres en fin de journée ou le soir. Il faut être à l’écoute de son rythme pour pouvoir l’exploiter.
De façon générale, les gens sont plus concentrés le matin que l’après-midi après le repas. Mais il se peut que ça ne soit pas votre cas ! Une fois que vous le savez, il faut organiser vos journées en fonction de ça.
- Si vous êtes plus efficaces le matin, effectuez toutes les tâches difficiles et demandant une importante concentration à ce moment-là.
- Profitez de votre disponibilité : vous serez plus rapide et plus efficace.
- Optez pour les missions routinières ou en interaction l’après-midi.
- Ces dernières vous demandent moins de concentration.
Ainsi vous aurez l’impression de gagner en productivité et en gestion des priorités. Notez qu’il est important de fonctionner en adaptant votre rythme, au jour le jour. Vous vous sentirez parfois plus en forme le matin, d’autres l’après-midi. Utilisez votre énergie à bon escient pour atteindre la meilleure performance possible. S’écouter est très important !
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8. Gérer son temps au travail, c’est savoir oser dire non !
Ce n’est pas toujours facile de refuser de rendre service à un collègue qui souhaite vous mettre sur une mission et cela demande une certaine confiance en soi.
Apprendre à dire non est cependant primordial et vous aidera à vous affirmer.
- Vous êtes débordé, n’avez pas une minute pour vous et vous ne savez pas comment vous allez faire pour finir avant ce soir ? Et malgré ça vous hésitez à dire oui à votre collègue par politesse ? Dites non !
- Votre vie professionnelle ne doit pas empiéter sur votre organisation personnelle. Bien entendu, faire des concessions de temps à autre peut être nécessaire. Garder un équilibre est cependant vital. Si votre vie professionnelle impacte trop votre vie privée, vous risquez de vous démotiver rapidement… Et de ne plus être opérationnel dans aucun aspect de votre vie. Pour cela, travailler sur votre développement personnel peut être une bonne alternative.
Votre travail gagnera en qualité et votre épanouissement accroitra car vous travaillerez plus sereinement. Surtout que, pas de panique, personne ne vous en voudra !
Vous avez tendance à mal gérer votre temps ? Pourquoi ne pas utiliser la matrice d’Eisenhower pour analyser votre temps, prioriser vos actions et vous organiser ? Vous pouvez également vous former à la gestion du temps pour garder la maîtrise sur votre vie privée et professionnelle.
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