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Formation Animer une réunion en visioconférence / à distance
  • En 2022, 86% de clients satisfaits

Formation animer une réunion en visioconférence / à distance : Maîtriser la conduite d’une visioconférence

Animer une réunion en visioconférence est souvent un défi, tant il peut être difficile de s’assurer de l’attention de ses collaborateurs, lors de sessions longues sur un outil collaboratif (Teams, Zoom etc.).

Ce programme de formation animer une réunion en visioconférence / à distance vise à inculquer les bonnes pratiques de la réunion à distance, en seulement 2 jours. Ce module de formation complet aidera les stagiaires à préparer et à animer des réunions se déroulant à distance. Des exercices pratiques ponctueront leur apprentissage. Ainsi, vos salariés sauront animer et stimuler l’intérêt de leurs collaborateurs, grâce à l’assimilation de techniques de communication et de sophrologie.

Cette formation à l’animation de réunions en visio peut se dérouler en présentiel, et en ligne.

Avis clients

Objectifs pédagogiques de la formation Animer une réunion en visioconférence / à distance

  • Savoir préparer, organiser une réunion en visioconférence et en définir les objectifs
  • Piloter une réunion en visioconférence, du starting à la synthèse
  • Maîtriser les 8 clés pour réussir une réunion en visioconférence
  • Connaître les mécaniques et les limites du distanciel dans le cadre de votre animation pour identifier le meilleur format de votre réunion

Programme

Programme daté du 10/4/2023

Introduction à la formation : définir l’objectif et le format de sa réunion

  • Appréhender ses objectifs comme baromètre de réussite de la réunion
  • Identifier le livrable :  plan d'action ? Des décisions ? Information ? Remontée d’information ? Brainstorming ?
  • Maîtriser tous les paramètres de votre réunion pour identifier le meilleur format
    • Identifier les forces et zones de vigilance de chaque mode de réunion
    • Réunion audio, visioconférence, ou bien mixte
    • Avantages et zones de vigilance de chaque option
    • Quelle alternative pour ceux qui ne souhaite pas être vu dans le cadre d’une visio, comment gérer ?
    • Comment choisir son outil collaboratif adapté au type d’objectif ?

Préparer sa réunion : Savoir définir et hiérarchiser son ordre du jour

  • Définir et rédiger les sous objectifs attendus pour impliquer chacun
  • Savoir articuler les informations et les hiérarchiser
  • Définir des temps de travail pour chaque phase : équilibrer les thématiques
  • Focus sur l’utilisation d’un document type PPT

Planifier ses réunions : Quel type d’information donner ?

  • Savoir tenir compte des spécificités horaires
  • Communiquer sur les prérequis ou attendus (documents, type de matériel, connaissance de l’outil)
  • Préparer son propre matériel pour ne pas être pris au dépourvu
  • Savoir calibrer la durée de la réunion en fonction de l’objectif, des participants et du format de la réunion

Identifier les bonnes pratiques pour intervenir dans une réunion en visioconférence

  • Savoir maîtriser le début de la réunion : starter, présentation, lancement
  • Les fondamentaux d'une communication non verbale adaptée au format virtuel 
  • Quelle tenue adaptée pour l’animation de réunion en visioconférence ?
  • Comment se placer par rapport à l’outil de réunion ?
  • Quelle gestuelle adopter lors d’une réunion face à une caméra ?

Adapter sa communication verbale au format de réunion en visioconférence

  • Animer sans fatigue, être entendu et écouté
  • S’appuyer sur sa respiration pour mieux communiquer 

Maintenir l’attention des participants et favoriser les échanges

  • Réunion d’information VS réunion d’échange
  • Quand créer des sous-groupes lorsque c’est nécessaire ?
  • Inciter chacun à la parole, accorder des temps de paroles égaux à chaque participant
  • Redynamiser et capter l’attention pour éviter la déconcentration
  • Savoir recadrer les débordements et garder le fil conducteur de l’objectif
  • Comment repérer les signes d'un décrochage et les prévenir
  • Comment susciter du feed-back, éviter les malentendus
  • Savoir recadrer avec bienveillance un collaborateur ou un groupe en cas de débordement

Publics & pré-requis

Public cible

Cette formation à l'animation de réunions en visio s'adresse à des managers, chefs de projets ou à des salariés d'entreprise devant animer régulièrement des réunions

Pré-requis

Aucun prérequis n'est nécessaire pour suivre la formation animer une réunion en visioconférence / à distance 

Méthodes pédagogiques

  • Apports théoriques et pratiques
  • Mises en situation
  • Support de cours de la formation animer une réunion en visioconférence / à distance
  • Auto évaluation préalable en amont de la formation
  • Évaluation des acquis en fin de formation

Témoignages

« Merci à la formatrice pour son écoute et adaptabilité. Il était appréciable d'organiser les sessions avec l'équipe. »
logo bsh

BSH Electromenager

Assiba F. - RRH

« Nous avons beaucoup apprécié cette formation de qualité, dispensée par le CNFCE. »
temoignages alec polc

Alec Pold

Alexandrine B. - Assistante de direction

« Everything has been very easy and tailored to our needs. The trainer has been very engaging and we learned and had a lot of fun together! Thank you ! »
avis rentokil

Maria G.

Gestionnaire RH

Formations complémentaires

Réunionite : prévenir les excès de réunions 1 jour Animer une réunion à distance 1 jour Animer une réunion en anglais 2 jours Organiser une réunion en ligne 1 jour Prise de parole en public et animation de réunion 2 jours Animation d'une réunion participative 1 jour Conduite de réunion 2 jours Réunion hybride : animation et outils 1 jour Icebreaker en réunion : Maîtriser l'art de briser la glace 1 jour

Pourquoi choisir la formation Animer une réunion en visioconférence / à distance

Notre formation à l’animation de réunions en visioconférence / à distance vise à aider managers, chefs d’équipe ou tout type de salariés à assimiler les bonnes pratiques de la réunion virtuelle.

 

Le formateur accompagne les stagiaires en leur inculquant les bases pour réussir cet exercice avec maîtrise. Avec la démocratisation du télétravail, de nombreuses entreprises ont dû apprendre à mener des réunions de ce type sur le tas, en ayant les mêmes réflexes que pour celles en présentiel.

Pourtant, une réunion en visioconférence implique souvent de nombreux bugs techniques (problèmes de connexion, difficulté à intégrer une session etc.) pouvant créer des retards sur le planning. D’autres aspects, comme la fatigue visuelle, la perte d’attention et les difficultés de compréhension, nécessitent de manier efficacement pauses, communication et écoute.

 

Notre formation sur la conduite de réunion en visioconférence / à distance, d’une durée de 2 jours, reviendra sur les principes de base à maîtriser. Quel est l’objectif de la réunion ? Quel format est le plus adapté ? Comment préparer et organiser sa réunion ? Autant de questions auxquelles les stagiaires trouveront des réponses.

Ce stage complet allie théorie et pratique. Le formateur se concentrera sur la communication, afin de veiller à ce que les stagiaires apprennent à dynamiser leurs interventions et à favoriser les échanges, quel que soit l’outil collaboratif utilisé (Google Meet, Zoom, Teams, etc.)

De nombreux exercices et des mises en situation apporteront aux managers et salariés une expérience pratique, pour être immédiatement opérationnel.

Pour compléter ce stage, nous proposons de nombreux programmes sur le management d’équipe à distance ou sur le télétravail.

 

Pour plus d’informations, notre service commercial peut répondre à toutes vos questions, par mail ou par téléphone.