Formation Animer une réunion en visioconférence / à distance
  • En 2023, 87% de clients satisfaits

Formation animer une réunion en visioconférence / à distance : Maîtriser la conduite d’une visioconférence

Animer une réunion en visioconférence est souvent un défi, tant il peut être difficile de s’assurer de l’attention de ses collaborateurs, lors de sessions longues sur un outil collaboratif (Teams, Zoom etc.).

Ce programme de formation animer une réunion en visioconférence / à distance vise à inculquer les bonnes pratiques de la réunion à distance, en seulement 2 jours. Ce module de formation complet aidera les stagiaires à préparer et à animer des réunions se déroulant à distance. Des exercices pratiques ponctueront leur apprentissage. Ainsi, vos salariés sauront animer et stimuler l’intérêt de leurs collaborateurs, grâce à l’assimilation de techniques de communication et de sophrologie.

Cette formation à l’animation de réunions en visio peut se dérouler en présentiel, et en ligne.


Objectifs pédagogiques de la formation Visioconférence : Animer une réunion à distance

  • Savoir préparer, organiser une réunion en visioconférence et en définir les objectifs
  • Piloter une réunion en visioconférence, du starting à la synthèse
  • Maîtriser les 8 clés pour réussir une réunion en visioconférence
  • Connaître les mécaniques et les limites du distanciel dans le cadre de votre animation pour identifier le meilleur format de votre réunion

Programme

Programme daté du 10/4/2023

Introduction à la formation : définir l’objectif et le format de sa réunion

  • Appréhender ses objectifs comme baromètre de réussite de la réunion
  • Identifier le livrable :  plan d'action ? Des décisions ? Information ? Remontée d’information ? Brainstorming ?
  • Maîtriser tous les paramètres de votre réunion pour identifier le meilleur format
    • Identifier les forces et zones de vigilance de chaque mode de réunion
    • Réunion audio, visioconférence, ou bien mixte
    • Avantages et zones de vigilance de chaque option
    • Quelle alternative pour ceux qui ne souhaite pas être vu dans le cadre d’une visio, comment gérer ?
    • Comment choisir son outil collaboratif adapté au type d’objectif ?

Préparer sa réunion : Savoir définir et hiérarchiser son ordre du jour

  • Définir et rédiger les sous objectifs attendus pour impliquer chacun
  • Savoir articuler les informations et les hiérarchiser
  • Définir des temps de travail pour chaque phase : équilibrer les thématiques
  • Focus sur l’utilisation d’un document type PPT

Planifier ses réunions : Quel type d’information donner ?

  • Savoir tenir compte des spécificités horaires
  • Communiquer sur les prérequis ou attendus (documents, type de matériel, connaissance de l’outil)
  • Préparer son propre matériel pour ne pas être pris au dépourvu
  • Savoir calibrer la durée de la réunion en fonction de l’objectif, des participants et du format de la réunion

Identifier les bonnes pratiques pour intervenir dans une réunion en visioconférence

  • Savoir maîtriser le début de la réunion : starter, présentation, lancement
  • Les fondamentaux d'une communication non verbale adaptée au format virtuel 
  • Quelle tenue adaptée pour l’animation de réunion en visioconférence ?
  • Comment se placer par rapport à l’outil de réunion ?
  • Quelle gestuelle adopter lors d’une réunion face à une caméra ?

Adapter sa communication verbale au format de réunion en visioconférence

  • Animer sans fatigue, être entendu et écouté
  • S’appuyer sur sa respiration pour mieux communiquer 

Maintenir l’attention des participants et favoriser les échanges

  • Réunion d’information VS réunion d’échange
  • Quand créer des sous-groupes lorsque c’est nécessaire ?
  • Inciter chacun à la parole, accorder des temps de paroles égaux à chaque participant
  • Redynamiser et capter l’attention pour éviter la déconcentration
  • Savoir recadrer les débordements et garder le fil conducteur de l’objectif
  • Comment repérer les signes d'un décrochage et les prévenir
  • Comment susciter du feed-back, éviter les malentendus
  • Savoir recadrer avec bienveillance un collaborateur ou un groupe en cas de débordement

Publics & pré-requis

Public cible

Cette formation à l'animation de réunions en visio s'adresse à des managers, chefs de projets ou à des salariés d'entreprise devant animer régulièrement des réunions

Pré-requis

Aucun prérequis n'est nécessaire pour suivre la formation visioconférence : Animer une réunion à distance


Méthodes pédagogiques

  • Apports théoriques et pratiques
  • Mises en situation
  • Support de cours de la formation visioconférence : animer une réunion à distance
  • Auto évaluation préalable en amont de la formation
  • Évaluation des acquis en fin de formation

Témoignages


« Formation très intéressante et utile. Formatrice expérimentée et à l'écoute, utilisant de nombreux exemples concrets et exercices ludiques. Les outils fournis m'aideront à progresser dans l'organisation de mon travail et la gestion du temps. »

CHD de Dunkerque

Nathalie W. - Gestionnaire de formation


« Très bonne formation. Le contenu était très intéressant et la partie pratique très enrichissante. »

Etoile Paie & RH

Amel B. - Office Manager


« J'ai bien apprécié la très vaste expérience de la formatrice, visible à sa capacité à gérer plusieurs profils professionnels sur une même thématique. »

CDC Gabon

Carmine S. - Chargée de formation

Pourquoi choisir la formation Visioconférence : Animer une réunion à distance

Avec la démocratisation du télétravail, de nombreuses entreprises ont dû apprendre à mener des réunions de ce type sur le tas, en ayant les mêmes réflexes que pour celles en présentiel. Les nombreuses solutions logicielles, plateformes et autres applications de réunion à distance offrent de nombreux avantages.

 

Équipés d'un simple ordinateur et d'une connexion internet stable, différents salariés peuvent créer un call en un instant. Cette collaboration en temps réel permet de gagner du temps, mais aussi d'économiser l'argent d'une éventuelle location de salle. Pourtant, une réunion en visioconférence implique souvent de nombreux bugs techniques (problèmes de connexion, difficulté à intégrer une session etc.) pouvant créer des retards sur le planning.

 

L'accès facilité au bureau de ses collaborateurs peut également inciter certains managers à créer des réunions sans véritables objectifs. D’autres aspects, comme la fatigue visuelle, la perte d’attention et les difficultés de compréhension, nécessitent de manier efficacement les pauses, la communication et les postures d'écoute. Afin de maîtriser les différents types de réunions par écrans d'ordinateur interposés, il est important d'en apprendre les rudiments.

 

Notre formation sur la conduite de réunion en visioconférence / à distance, d’une durée de 2 jours, reviendra sur les principes de base à maîtriser. Quel est l’objectif de la réunion ? Quel format est le plus adapté ? Comment préparer et organiser sa réunion ? Autant de questions auxquelles les stagiaires trouveront des réponses.

 

Ce stage complet allie théorie et pratique. Le formateur se concentrera sur la communication, afin de veiller à ce que les stagiaires apprennent à dynamiser leurs interventions et à favoriser les échanges, quel que soit l’outil collaboratif utilisé (Google Meet, Zoom, Teams, etc.)

 

Notre formation à l’animation de réunions en visioconférence / à distance vise à aider managers, chefs d’équipe ou tout type de salariés à assimiler les bonnes pratiques de la réunion virtuelle. Le formateur accompagne les stagiaires en leur inculquant les bases pour réussir cet exercice avec maîtrise. Il abordera l'importance de la planification et de la préparation de ces réunions vidéo, ainsi que des bonnes pratiques à adopter.

 

De nombreux exercices et des mises en situation apporteront aux managers et salariés une expérience pratique, pour être immédiatement opérationnel. De retour à leur bureau de télétravail ou au sein de vos locaux, les stagiaires sauront éviter les écueils de la réunion à distance. Pour compléter ce stage, nous proposons de nombreux programmes sur le management d’équipe à distance ou sur le télétravail.

 

Vous avez des questions sur le programme de la formation Animer une réunion en visioconférence / à distance ? Pour plus d’informations, notre service commercial peut répondre à toutes vos questions, par mail ou par téléphone.

Foire aux questions formation Visioconférence : Animer une réunion à distance

À qui s'adresse le stage visioconférence ?

Notre formation sur la visioconférence et sa gestion s'adresse principalement aux managers et chefs d'équipe. Elle cible également les salariés occupant le poste de chef de projet ou devant animer régulièrement des réunions. Plus largement, ce stage est ouvert à l'ensemble des professionnels intéressés par cette thématique. Le niveau de compétences individuel sur les différentes solutions de visioconférence des participants est sans importance.

Cette formation sur la visioconférence est-elle disponible à distance ?

Bien évidemment, nos formateurs proposent ce stage en présentiel, mais aussi au format de classe virtuelle. Étant donné que son programme traite directement de ce sujet, le choix du distanciel est ici particulièrement pertinent.

Le consultant du CNFCE pourra illustrer son propos très facilement et réaliser des mises en situation de façon naturelle. La plateforme que nous utilisons dans le cadre de nos classes virtuelles est très intuitive. De plus, il est inutile de télécharger un logiciel de réunion en ligne pour y participer. Le risque d'intrusion sur le poste informatique des stagiaires est donc inexistant.

Quelle est la durée du stage ?

Le programme de cette formation sur la visioconférence et les réunions à distance dure 2 jours. Notre offre de stage sur mesure vous permet cependant de personnaliser cette métrique, en fonction de votre cahier des charges. Notre équipe pédagogique vous donne la possibilité de modifier, d'ajouter ou de supprimer des modules. Vous pouvez ainsi cibler plus précisément les thématiques qui font défaut à vos collaborateurs et contrôler la durée du stage.

Comment choisir entre les formats inter ou intra-entreprise pour cette formation ?

Le choix d'un stage inter-entreprise est pertinent pour inscrire un ou deux salariés. Cette option est intéressante si vos bureaux sont situés près d'un centre de formation. Le format intra-entreprise permet d'organiser la montée en compétences de plusieurs de vos managers simultanément. En mutualisant les besoins de formation de vos collaborateurs, vous bénéficierez d'un meilleur tarif et réduirez les déplacements chronophages.