Formation Accueil physique et téléphonique dans le cadre du guichet unique administratif
  • En 2023, 87% de clients satisfaits

Formation guichet unique : professionnaliser l'accueil au guichet unique administratif

Le lancement du guichet unique administratif ou guichet multiservices vise à organiser et moderniser les administrations publiques afin de faciliter l'accès aux services publics des citoyens. Le CNFCE vous propose dans ce contexte, un programme de formation sur l'accueil physique et téléphonique dans le cadre du guichet unique administratif afin de professionnaliser l'accueil et de valoriser l'image de votre administration.

Ce stage de formation de 2 jours est disponible uniquement en intra entreprise (dans vos locaux) ou sur mesure pour répondre et s'adapter à vos besoins.


Objectifs pédagogiques de la formation Accueil physique et téléphonique dans le cadre du guichet unique administratif

  • Intégrer la notion de service dans le cadre de votre relation avec un citoyen
  • Développer une image professionnelle des services publics, des agents de la fonction publique
  • Adopter les techniques de l'accueil physique et téléphonique pour professionnaliser vos entretiens
  • Connaître les principes fondamentaux de la communication avec l'autre en s'adaptant à son interlocuteur
  • Maîtriser une situation conflictuelle avec méthode

Programme

Programme daté du 11/04/2023

Introduction à la formation guichet unique administratif

  • Quelles sont les enjeux du guichet unique administratif ?
  • Qu’est-ce que l’accueil ? Pourquoi se former à l’accueil ? 

Rappel sur les droits et devoirs des agents de la fonction publique

  • Appréhender le principe d’obligation d’information auprès des citoyens
  • Appréhender le devoir de discrétion et de respect du secret professionnel
  • Mise au point sur le devoir d’effectuer les tâches confiées
  • Se représenter le droit à la protection du personnel administratif

Appréhender les fondamentaux de l'accueil

  • Visualiser les techniques relatives à l'accueil physique
    • Le langage non verbal ou les postures à adopter à l'accueil
    • Le langage verbal de l’accueil physique : postures, vocabulaire
  • S'approprier les techniques clés de l'accueil au téléphone
    • Méthodologie de prise d'appel : posture, vocabulaire, ton, débit, etc.
    • La réception téléphonique ou comment transmettre une bonne image virtuelle
    • Les techniques particulières : Mettre en attente, gérer les doubles appels
  • Les règles de la communication avec l’autre : le principe de synchronisation

Gérer ses entretiens avec méthode et professionnalisme

  • Savoir accueillir et identifier son interlocuteur
  • Comprendre la demande de son interlocuteur
    • Développer son attitude d'écoute
    • Questionner et reformuler les attentes de façon à bien comprendre et diagnostiquer la situation ou l'objet de la visite
    • Énoncer un plan d'actions 
  • Savoir prendre congé et s’assurer que son interlocuteur est satisfait

Maîtriser les situations fragiles, les interlocuteurs agressifs ou les incivilités

  • Appréhender la typologie des interlocuteurs et leur fonctionnement
  • Savoir prendre du recul et gérer ses émotions face à un client "agressif"
  • Savoir travailler son empathie et développer un climat de confiance tout en conservant une distance
  • Prendre du recul face aux usagers et leurs situations : retour sur la notion d’empathie
  • Maîtriser les techniques simples de gestion des tensions au téléphone ou en face à a face
    • Savoir rassurer son interlocuteur en se positionnant en qualité de médiateur
    • Recadrer et conduire l’entretien en développant son assertivité
    • Prendre en charge sa demande avec implication

Publics & pré-requis

Public cible

Agents des services publics : URSSAF, mairies, préfectures...

Pré-requis

Cette formation à l'accueil au guichet unique administratif est accessible uniquement pour les agents des services publics


Méthodes pédagogiques

  • Apports théoriques et pratiques
  • Echanges d'expériences, brainstorming et réflexion de groupe
  • Mises en situation et exercices pratiques
  • Tests et autodiagnostic
  • Support de formation accueil physique et téléphonique dans le cadre du guichet unique administratif
  • Auto évaluation préalable en amont de la formation
  • Évaluation des acquis en fin de formation

Nos avis clients

Expertise

Nos formateurs sont retenus pour leurs qualités pédagogiques, leur expérience et leur sympathie.

Réactivité

Nos conseillers pédagogiques se dévouent pour répondre à vos demandes dans les 48 heures.

Professionnalisme

Nous mettons notre expertise au service de la satisfaction de nos clients.

Qualité

Nous nous réinventons chaque jour pour assurer une qualité de service maximale à nos clients.

Pourquoi choisir la formation Accueil physique et téléphonique dans le cadre du guichet unique administratif

L'activité des services publics implique la réalisation de diverses formalités, qu'il s'agisse de la création d'entreprises, de déclaration, d'un service juridique, de la modification de statuts ou encore de la cessation d'activités. Ces démarches, souvent complexes et techniques, nécessitent un accueil professionnel et une prise en charge adaptée de la part des agents. Notre formation professionnelle de 2 jours permet ainsi d'appréhender les différents aspects liés à ces formalités, qu'elles soient concernant la création, la modification ou la cessation d'activités, par exemple. Notez la possibilité d’adapter nos sessions à vos objectifs précis en choisissant le format “sur-mesure” pour encore plus de personnalisation !

 

La formation guichet unique proposée par le CNFCE est vivement conseillée pour les nouveaux agents des services publics de différents niveaux, notamment ceux œuvrant au sein du guichet unique administratif. En effet, cette formation vise à renforcer les compétences essentielles des agents en matière d'accueil, qu'il soit physique ou téléphonique, afin d'offrir un service public de qualité et de répondre efficacement aux besoins des citoyens.

 

L'activité des services publics implique la réalisation de diverses formalités, qu'il s'agisse de la création d'entreprises, de déclaration, d'un service juridique, de la modification de statuts ou encore de la cessation d'activités. Ces démarches, souvent complexes et techniques, nécessitent un accueil professionnel et une prise en charge adaptée de la part des agents. Notre formation professionnelle de 2 jours permet ainsi d'appréhender les différents aspects liés à ces formalités, qu'elles soient concernant la création, la modification ou la cessation d'activités, par exemple. Notez la possibilité d’adapter nos sessions à vos objectifs précis en choisissant le format “sur-mesure” pour encore plus de personnalisation !

Par ailleurs, les nouveaux services proposés issus du guichet unique administratif en France exigent des compétences spécifiques en matière d'accueil et de communication. C’est pourquoi les agents doivent être en mesure de fournir des informations claires et précises aux usagers, de les orienter efficacement dans leurs démarches et de les accompagner tout au long de leur parcours administratif. Notre formation permet d'acquérir les compétences nécessaires pour remplir cette mission avec professionnalisme et efficacité.

 

La maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique revêt également une importance cruciale dans la gestion des situations conflictuelles. Les agents doivent être en mesure de gérer les tensions et les conflits avec méthode et diplomatie, tout en préservant la qualité du service rendu. Sachez que notre formation leur offre justement les outils nécessaires à mettre en application pour faire face à ces situations délicates et pour désamorcer les conflits de manière constructive.

 

En outre, la formation en présentiel met l'accent sur l'emploi de la communication interpersonnelle et de l'adaptation à son interlocuteur. Les agents apprennent à développer une relation de confiance avec les usagers, à écouter activement leurs besoins et à répondre de manière personnalisée à leurs attentes. Cette approche centrée sur le citoyen contribue à renforcer l'image professionnelle des services publics et à améliorer la satisfaction des usagers.

 

En résumé, la Formation Accueil physique et téléphonique proposée par le CNFCE constitue une étape essentielle dans le développement des compétences des agents des services publics. En leur permettant d'intégrer la notion de service, de travailler à la présentation d'une image professionnelle et d'adopter les techniques d'accueil et de communication appropriées, cette formation contribue à professionnaliser les entretiens et à garantir un service public de qualité au sein du guichet unique administratif.

 

Pour plus d'informations, nous vous invitons à nous adresser un message via notre site internet ou par téléphone au 01 81 22 22 18.