Comment créer une to-do list efficace : Conseils et astuces

Qu’est-ce qu’une to-do list et quelle est son utilité ?

Une to-do list est une liste de tâches qui permet de visualiser simplement les actions à effectuer et celles qui ont été réalisées. Ce terme est apparu pour la première fois autour de 1910 dans des écrits anglophones, lui permettant d’être peu à peu intégré à la culture anglo-saxonne. Aujourd’hui, c’est une méthode particulièrement utilisée dans le monde du travail pour organiser et gérer son temps.

Les intérêts de mettre en place une to-do list sont multiples :

• Planifier des tâches et leur réalisation dans le temps vous permet de limiter la procrastination et de respecter les deadlines.
• Une to-do list correctement hiérarchisée vous permet d’allouer votre temps efficacement aux tâches jugées prioritaires.
• La mise en place d’une liste de tâches participe à la réduction du stress en vous donnant une vision claire de votre charge de travail.
• Une to-do list encourage la motivation en vous donnant un véritable sentiment de progression à chaque tâche accomplie.

Mais malgré ses nombreux avantages, une to-do list mal réalisée peut au contraire s’avérer contre-productive. Heureusement, il suffit de respecter quelques principes simples pour concevoir une to-do list qui vous sera bénéfique.

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Les principes d’une to-do list efficace

Si vous pensez que créer une to-do list revient simplement à lister vos tâches en cours et les cocher une fois terminées, détrompez-vous ! La mise en place d’une liste boostant votre productivité demande un peu plus de complexité.

Définir des missions claires et pertinentes

Tout d’abord, chaque mission de votre to-do list devrait ressembler à un objectif SMART. C’est-à-dire qu’une tâche doit être Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporelle.

Oubliez donc les énoncés vagues et imprécis comme “Publication sur les réseaux sociaux” ou “Rédaction de contenus”. Utilisez plutôt des verbes d’actions à chaque début de phrase, identifiez les actions concrètes à effectuer puis attribuez leur une durée ou une date butoir.

Voici quelques exemples de tâches correctement définies :

• Préparer une présentation Powerpoint pour la réunion du vendredi 2 mai
• Rédiger un nouvel article de blog sur le sujet X pour lundi prochain
• Faire de la prospection commerciale pendant 1 heure
• Continuer le montage de la vidéo de présentation des locaux pendant 2 heures

Hiérarchiser et prioriser sa to-do list

La gestion des priorités est un des éléments centraux d’une to-do list. En effet, chaque tâche n’a pas la même valeur ajoutée ni le même degré d’importance par rapport à l’atteinte de vos objectifs. Vous devez donc intégrer une notion de hiérarchie à votre liste. Pour ce faire, vous pouvez établir plusieurs niveaux de priorité selon l’importance et l’urgence de chaque action. Cette étape vous permettra également d’identifier certaines tâches que vous pourriez déléguer pour une meilleure gestion du temps.

Organiser sa journée autour de sa to-do list

Pour garantir un niveau de productivité maximal, il est important de bien organiser sa journée en fonction de sa to-do list et d’adopter une certaine routine. Suivre la méthode Ivy Lee est particulièrement efficace si vous ne savez pas par où commencer. Journaliste américain de renom, Ivy Lee est également un expert en productivité. Voici les principes de sa méthode pour garantir une organisation optimale :

1. Planification : à la fin de chaque journée, vous devez planifier les 6 tâches les plus importantes que vous devrez réaliser le lendemain.

2. Priorisation : classez ensuite ces 6 tâches par ordre de priorité.

3. Action : le lendemain, accomplissez vos tâches selon l’ordre de priorité établi. Ne passez pas à une tâche avant d’avoir accompli la précédente. Si vous n’avez pas réussi à terminer toutes vos tâches à la fin de la journée, reportez les missions restantes sur votre nouvelle liste comprenant les 6 tâches quotidiennes du lendemain.

4. Répétition : répétez ce processus chaque jour pour l’intégrer à votre routine.

Quel support choisir pour créer une to-do list efficace : papier ou numérique ?

Lorsque vient le moment de créer une to-do list, une des étapes clés est de choisir le support adapté.

Une to-do list sur papier n’est pas forcément une mauvaise idée, au contraire, c’est un moyen rapide d’inscrire vos différentes tâches. Pas besoin de batterie ni de connexion, la to-do list papier est accessible partout, à tout moment. Cependant, il faut vous assurer que votre liste soit claire et compréhensible au premier coup d’œil.

Quant aux outils digitaux, ils ont l’avantage d’être très flexibles, adaptés au travail collaboratif et remplis de fonctions utiles comme des alertes ou des rappels. Si vous envisagez la création d’une to-do list digitale, voici une liste non exhaustive de quelques outils :

• Trello
• Asana
• Notion
• Microsoft To Do
• Todoist
• Pomotodo

Les pièges courants à éviter

En respectant les principes énoncés précédemment, vous devriez avoir toutes les cartes en main pour mettre en place une to-do list pertinente. Attention toutefois à ne pas tomber dans certains pièges courants qui nuiraient à l’efficacité de celle-ci :

• Ne pas reconsidérer constamment les ordres de priorités : il n’est pas rare que les priorités changent rapidement dans le monde professionnel. Votre to-do list doit donc s’adapter à ces changements soudains. Considérez que les priorités que vous définissez ne sont pas gravées dans le marbre et qu’il faut accepter de les reconsidérer.
• Inclure des tâches irréalistes : des tâches beaucoup trop ambitieuses pourraient ruiner votre productivité et votre moral. C’est tout l’intérêt d’utiliser la méthode SMART pour vous fixer des objectifs atteignables !
• Lister trop de tâches sur une même journée : c’est le meilleur moyen de générer de la procrastination et une surcharge mentale. La méthode Ivy Lee est idéale pour définir une charge de travail optimale.
• Ne pas décomposer les tâches complexes : il est important de décomposer des projets complexes en plusieurs sous-tâches pour clarifier les étapes à suivre et mieux visualiser la progression.
• Ne pas laisser de place pour les imprévus : vous ne pouvez pas prévoir quand une urgence vous tombera dessus. Vous devez donc garder une certaine marge dans votre planning pour ne pas vous retrouver submergé.