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8 règles pour gérer son temps au travail

8 règles pour gérer son temps au travail

Le manque de temps au travail est l’une des principales causes de stress aujourd’hui. Vous avez l’impression de ne pas avancer, de courir dans tous les sens et d’être noyé sous une masse de dossiers ? Pour faire court : vous êtes débordé/e ? Alors ne vous laissez plus submerger et découvrez 8 règles pour savoir comment mieux gérer votre temps au travail.

  1. Pour mieux gérer votre temps, organisez et gérez votre espace de travail

Être organisé et avoir un espace de travail bien agencé permet de réduire considérablement le temps que vous passez à chercher. Combien de fois avez-vous dû retourner votre bureau et fouiller tous vos dossiers pour vous rendre compte que le papier que vous cherchiez était sous vos yeux dès le début ? C’est une véritable perte de temps qu’il est facile d’éviter.

  • Utilisez des pochettes, des classeurs, un système de couleurs ou tout autre moyen qui vous convient pour éviter de vous disperser.
  • Aménagez votre bureau de manière à ce que seuls les documents sur lesquels vous travaillez soient à portée de main.
  • Acceptez de perdre du temps à organiser pour en gagner !
  1. Faites des rétro plannings

Un rétro planning vous permet de pouvoir noter toutes les deadlines d’un travail ou d’un projet. Vous pouvez ainsi planifier à court, moyen et long terme vos échéances et vous organiser en conséquence. « Vous devez rendre ce rapport pour mercredi ? Vous estimez qu’il vous faut une journée entière pour le faire ? Prévoyez donc dans le planning de le faire lundi ce qui vous laisse une journée de marge en cas d’imprévu ».

  • N’hésitez pas à vous fixer vos propres deadline lorsque vous n’en avez pas, vous éviterez ainsi d’accumuler des dossiers que vous finirez par traiter dans l’urgence.
  • Si vous n’êtes pas à l’aise avec le système de rétro planning, un simple agenda (papier ou électronique) fera l’affaire !

On néglige souvent l'utilité des agendas, mais ils sont de précieux alliés pour une meilleure gestion du temps de travail et de son organisation. 

  1. Définissez des priorités à traiter dans la journée

Il est fréquent que plusieurs dossiers arrivent en même temps. Pour éviter de se sentir déborder et d’être sous pression :

  • Priorisez vos missions.
  • Traitez les dossiers les plus importants en premier vous permettra de vous libérer pour vous occuper par la suite de ceux mis de côté.
  1. Identifiez les pertes de temps

Beaucoup d'éléments parasites gênent votre productivité et vous prennent du temps :

  • Apparition de pop-up pour vous avertir de l’arrivée d’un mail,
  • Téléphone sur le bureau qui ne cesse de s’allumer
  • Ou encore des collègues faisant des allés-retours dans votre bureau pour vous consulter.

Travailler sur une tâche de manière continue devient quasiment impossible. Autant que votre activité le permet,

  • Essayez de vous couper des mails,
  • Rangez votre téléphone
  • Et osez dire à vos collaborateurs que vous reviendrez vers eux dès que vous aurez fini.

Vous irez beaucoup plus vite en gagnant en concentration.

  1. Réalisez les tâches rapides en premier

Vous avez un nombre de tâches incalculables à faire et vous avez l’impression que vous ne vous en sortirez jamais ?

  • Identifiez les tâches rapides et effectuez-les en premier.

Nombreuses d’entre elles sont essentielles mais peuvent être faites en 2 minutes. En agissant ainsi, votre liste va rapidement se réduire et vous aurez l’impression de respirer à nouveau !

  1. Apprenez à déléguer

Il n’est pas toujours évident de confier une mission à un ou une collègue pour se laisser du temps pour autre chose, et pourtant il faut le faire ! Vous ne pouvez pas tout contrôler donc faites confiance à vos collaborateurs. Partager les tâches et déléguer va vous permettre de gagner en productivité.

  • Certaines missions seront d’ailleurs mieux exercées par d’autres car ils auront plus de temps que vous pour les effectuer et seront parfois plus compétents dans le domaine.

Pour vous rassurer, vous pouvez vérifier que vos exigences sont comprises au début, mais ensuite laissez-les faire !

Vos collègues seront flattés de la confiance que vous leur accordez, la cohésion du groupe sera renforcée et vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur les tâches importantes.

  1. Trouvez votre rythme d’efficacité

Chaque individu a un cycle d’efficacité différent. Certains sont plus productifs le matin, d’autres en fin de journée ou le soir. Il faut être à l’écoute de son rythme pour pouvoir l’exploiter.

De façon générale, les gens sont plus concentrés le matin que l’après-midi après le repas. Mais il se peut que ça ne soit pas votre cas ! Une fois que vous le savez, il faut organiser vos journées en fonction de ça.

  • Si vous êtes plus efficaces le matin, effectuez toutes les tâches difficiles et demandant une importante concentration à ce moment-là.
  • Optez pour les missions routinières ou en interaction l’après-midi.

Ainsi vous aurez l’impression de gagner en productivité et en gestion des priorités.

  1. Gérer son temps au travail, c'est savoir oser dire non !

Ce n’est pas toujours facile de refuser de rendre service à un collègue qui souhaite vous mettre sur une mission et cela demande une certaine confiance en soi.

Apprendre à dire non est cependant primordial et vous aidera à vous affirmer.

  • Vous êtes débordé, n’avez pas une minute pour vous et vous ne savez pas comment vous allez faire pour finir avant ce soir ? Et malgré ça vous hésitez à dire oui à votre collègue par politesse ? Dites non !

Votre travail gagnera en qualité et votre épanouissement accroitra car vous travaillerez plus sereinement. Surtout que, pas de panique, personne ne vous en voudra !

 

Bonus : la méthode Pomodoro

Pour en savoir plus sur cette méthode de gestion du temps, fonctionnant sur le principe de blocage de créneaux, nous vous invitons à consulter notre article sur le télétravail.

 

Le CNFCE propose aux entreprises des formations pour gérer son temps et son stress, ainsi que sur la gestion des priorités afin d'optimiser l'organisation et l'efficacité des salariés.

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