Centre National de la Formation Conseil en Entreprise

8 règles pour gérer son temps au travail

8 règles pour gérer son temps au travail

Le manque de temps au travail est l’une des principales causes de stress aujourd’hui. Vous avez l’impression de ne pas avancer, de courir dans tous les sens et d’être noyé sous une masse de dossiers ? Pour faire court : vous êtes débordé ? Ne vous laissez plus submerger ! Voici 8 règles que nous vous conseillons pour apprendre à gérer votre temps :

  1. Apprendre à s’organiser

Être organisé et avoir un espace de travail bien agencé permet de réduire considérablement le temps que vous passez à chercher. Combien de fois avez-vous dû retourner votre bureau et fouiller tous vos dossiers pour vous rendre compte que le papier que vous cherchiez était sous vos yeux dès le début ? C’est une véritable perte de temps qu’il est facile d’éviter. Utiliser des pochettes, des classeurs, un système de couleurs ou tout autre moyen qui vous convient pour éviter de vous disperser. Accepter de perdre du temps à organiser pour en gagner !

  1. Faire des rétro plannings

Un rétro planning vous permet de pouvoir noter toutes les deadlines d’un travail ou d’un projet. Vous pouvez ainsi planifier à court, moyen et long terme vos échéances et vous organiser en conséquence. « Vous devez rendre ce rapport pour mercredi ? Vous estimez qu’il vous faut une journée entière pour le faire ? Prévoyez donc dans le planning de le faire lundi ce qui vous laisse une journée de marge en cas d’imprévu ». N’hésitez pas à vous fixer vos propres deadline lorsque vous n’en avez pas, vous éviterez ainsi d’accumuler des dossiers que vous finirez par traiter dans l’urgence. Si vous n’êtes pas à l’aise avec le système de rétro planning, un simple agenda fera l’affaire !

  1. Définir les priorités

Il est fréquent que plusieurs dossiers arrivent en même temps. Pour éviter de se sentir déborder et d’être sous pression : prioriser vos missions. Traiter les dossiers les plus importants en premier vous permettra de vous libérer pour vous occuper par la suite de ceux mis de côté.

  1. Identifier les pertes de temps

Beaucoup de parasites gênent votre productivité et vous prennent du temps : apparition de pop-up pour vous avertir de l’arrivée d’un mail, téléphone sur le bureau qui ne cesse de s’allumer ou encore des collègues faisant des allés-retours dans votre bureau pour vous consulter. Travailler sur une tâche de manière continue devient quasiment impossible. Autant que votre activité le permet, essayer de vous couper des mails, ranger votre téléphone et oser dire à vos collaborateurs que vous reviendrez vers eux dès que vous aurez fini. Vous irez beaucoup plus vite en gagnant en concentration.

  1. Réaliser les tâches rapides en premier

Vous avez un nombre de tâches incalculables à faire et vous avez l’impression que vous ne vous en sortirez jamais ? Identifier les tâches rapides et effectuez-les en premier. Nombreuses d’entre elles sont essentielles mais peuvent être faites en 2 minutes. En agissant ainsi votre liste va rapidement se réduire et vous aurez l’impression de respirer à nouveau !

  1. Apprendre à déléguer

Il n’est pas toujours évident de confier une mission à un ou une collègue pour se laisser du temps pour autre chose, et pourtant il faut le faire ! Vous ne pouvez pas tout contrôler donc faites confiance à vos collaborateurs. Partager les tâches va permettre de gagner en productivité. Certaines missions seront d’ailleurs mieux exercer par d’autres car ils auront plus de temps que vous pour les effectuer et seront parfois plus compétents dans le domaine. Pour vous rassurer vous pouvez vérifier que vos exigences sont comprises au début, mais ensuite laissez-les faire ! Vos collègues seront flattés de la confiance que vous leur accordez, la cohésion du groupe sera renforcée et vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur les tâches importantes.

  1. Trouver votre rythme d’efficacité

Chaque individu a un cycle d’efficacité différent. Certains sont plus productifs le matin, d’autres en fin de journée ou le soir. Il faut être à l’écoute de son rythme pour pouvoir l’exploiter. De façon générale les gens sont plus concentrés le matin que l’après-midi après le repas mais il se peut que ça ne soit pas votre cas ! Une fois que vous le savez, il faut organiser vos journées en fonction de ça. Si vous êtes plus efficaces le matin, effectuez toutes les tâches difficiles et demandant une importante concentration à ce moment-là et opter pour les missions routinières ou en interaction l’après-midi. Ainsi vous aurez l’impression de gagner en productivité et en gestion des priorités.

  1. Oser dire non !

Ce n’est pas toujours facile de refuser de rendre service à un collègue qui souhaite vous mettre sur une mission et cela demande une certaine confiance en soi. Cependant apprendre à dire non est primordial et vous aidera à vous affirmer. Vous êtes débordé, n’avez pas une minute pour vous et vous ne savez pas comment vous allez faire pour finir avant ce soir ? Et malgré ça vous hésitez à dire oui à votre collègue par politesse ? Dites non ! Votre travail gagnera en qualité et votre épanouissement accroitra car vous travaillerez plus sereinement. Surtout que, pas de panique, personne ne vous en voudra !

Le CNFCE propose aux entreprises des formations pour gérer son temps et son stress, ainsi que sur la gestion des priorités afin otpimiser l'organisation et l'efficacité des salariés.

 

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