Comment appliquer une démarche qualité
1. Préparer le terrain
Pour mener à bien la démarche qualité, il est nécessaire de préparer le terrain en effectuant un diagnostic qualité au sein de l’entreprise. Il va permettre d’examiner le fonctionnement de l’entreprise, le niveau de maîtrise des activités, l’efficacité des processus, les points faibles et les points forts de l’organisation.
A lire en complément : Qu’est-ce qu’une démarche qualité
Ce diagnostic apporte à l’organisation des réponses nécessaires à la mise en place d’une démarche qualité :
- le niveau de conformité par rapport au(x) référentiel(s) visé(s)
- les conditions de réussite de vote projet
- les forces et faiblesses de votre organisation
- la meilleure stratégie pour la conduite de votre projet
- le plan d’actions personnalisé
2. Faire un état des lieux
Il faut tout d’abord s’évaluer et analyser son fonctionnement afin de savoir où on en est. On mesure les écarts entre les objectifs fixés et les pratiques quotidiennes. Cette analyse est généralement appelée autodiagnostic (ou auto-évaluation).
L’état des lieux va permettre de :
- Définir ses objectifs stratégiques de son projet d’activité,
- Recueillir les informations pour établir les constats et analyser le fonctionnement par rapport aux attentes des clients ou patients ou résidents
- Déterminer les points forts, les points sensibles et les dysfonctionnements, en les expliquant
Le but de cet examen est de voir si le fonctionnement de l’organisation dans son ensemble est correct, en particulier si les moyens nécessaires à ce fonctionnement sont disponibles et adéquats et si les résultats sont acceptables.
De cette réflexion doit émerger une vision claire des problèmes et des améliorations nécessaires pour lesquelles des décisions doivent être prises et des actions engagées.
3. Déterminer le plan d’action
En fonction des différents constats établis par l’état des lieux, un inventaire des axes d’amélioration est réalisé. Il est essentiel de hiérarchiser les actions à réaliser et de s’assurer de la faisabilité des solutions envisagées et de les prioriser.
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Les axes d’amélioration sont consignés dans un document appelé plan d’action. Il est élaboré via une démarche participative associant l’ensemble du personnel. Ce support sert de fil conducteur. Il définit les moyens, le calendrier détaillé et les actions à mettre en œuvre pour mettre en place une démarche qualité documentée conforme aux objectifs fixés.
4. Réaliser les actions
Les actions d’amélioration sont mises en œuvre à partir du plan d’action en mobilisant les ressources nécessaires, selon les étapes et échéances prédéfinies.
Le suivi des actions est un point majeur de la démarche : il faut s’assurer que les actions prévues sont réalisées conformément au calendrier et qu’elles produisent les bénéfices attendus.
5. Mesurer les améliorations
La mise en œuvre du plan d’action suppose de mesurer avec régularité l’atteinte des objectifs en s’appuyant sur des indicateurs de mesure pertinents et un calendrier. Ces indicateurs peuvent être des données objectives, statistiques, des documents élaborés ou même l’utilisation et l’appropriation d’un nouvel outil par l’équipe.
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Ces résultats sont valorisés et partagés avec l’ensemble du personnel pour produire leur plein effet : partage du sens de la démarche, diffusion d’initiatives, pérennisation des actions réalisées, évaluation et correction éventuelle des actions.
Un plan d’action est réalisé et un responsable est identifié, puis le personnel est associé à la démarche.
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