- 94% de stagiaires satisfaits
- En 2022, 94% de stagiaires satisfaits
Formation classement et archivage : Outils et méthode d'organisation
Comment classer et archiver des documents de la manière la plus efficace et intuitive possible ? Quelle méthode utiliser ? Cette formation classement et archivage, d'une durée de 2 jours, répondra à ces questions tout en vous apportant des clés avant tout pratiques pour organiser et classer la documentation de votre entreprise.
NB : Ce stage de formation est disponible en inter entreprise (dans l'un de nos centres de formation), en intra (dans vos locaux) ou sur mesure (pédagogie et durée adaptées à vos contraintes et besoins).
Objectifs pédagogiques de la formation Classement et archivage
- Découvrir les différentes méthodes de classement et les indications
- Adopter une méthode simple et évolutive pour réorganiser son classement
- Connaître et appliquer les règles d'archivage dans son entreprise
Programme
Programme daté du 10/4/2023Qu'est-ce qu'un classement efficace ?
- Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations
- Valider objectifs et caractéristiques d'un classement performant
- Faire son auto-diagnostic : pointer ses axes d'amélioration
Analyser l'information et choisir une méthode de classement
- Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
- Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
- Choisir la méthode de classement adaptée
Savoir structurer et titrer ses dossiers
- Comprendre l'articulation d'une affaire et la vie d'un dossier
- Choisir des titres pertinents
- Structurer un dossier et le faire vivre
Bâtir un plan pour faciliter l'accès au classement
- Créer un plan de classement accessible à tous
- Utiliser son micro-ordinateur pour faciliter le partage de l'information
- Coordonner le classement ?papier? et le classement électronique
Connaître l'essentiel sur l'archivage
- Distinguer la durée de conservation légale et pratique
- Préparer un versement aux archives
- Gérer le plan d'archivage des dossiers
Réorganiser son classement : préparer un plan d'action
- Faire l'état des lieux
- Faire l'inventaire des dossiers
- Sélectionner les dossiers à restructurer
- Évaluer le budget temps et matériel
- Présenter le projet à son manager
- Mener à bien l'organisation
- Restructurer et titrer les dossiers
- Faire valider les titres par les utilisateurs
- Définir les thèmes avec les utilisateurs
- Numéroter les dossiers
- Rédiger le plan de classement informatique
- Afficher et diffuser le plan
- Peaufiner la signalisation sur armoires et dossiers
Publics & pré-requis
Public cible
- Secrétaires et assistant(e)s
- Tout personnel administratif chargé d'organiser le classement, l'archivage et la gestion de la documentation dans leur service
Pré-requis
Aucun prérequis nécessaire pour suivre la formation classement et archivage
Méthodes pédagogiques
- Méthode active et participative alternant apports théoriques et méthodologiques
- Echanges de pratiques
- Exercices pratiques
- Support de cours formation classement et archivage
- Auto évaluation préalable en amont de la formation
- Évaluation des acquis en fin de formation
Témoignages

J.L-INTERNATIONAL
Guillaume G. - Chargé de formation

Assa Abloy
Graziella - Responsable RH

Les Joyeux Recycleurs
Virginie S. - Directrice d'exploitation