Formation Classement et archivage

Qu'est-ce qu'un classement efficace ?

• Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations
• Valider objectifs et caractéristiques d'un classement performant
• Faire son auto-diagnostic : pointer ses axes d'amélioration

Analyser l'information et choisir une méthode de classement

• Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
• Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
• Choisir la méthode de classement adaptée

Savoir structurer et titrer ses dossiers

• Comprendre l'articulation d'une affaire et la vie d'un dossier
• Choisir des titres pertinents
• Structurer un dossier et le faire vivre

Bâtir un plan pour faciliter l'accès au classement

• Créer un plan de classement accessible à tous
• Utiliser son micro-ordinateur pour faciliter le partage de l'information
• Coordonner le classement ?papier? et le classement électronique

Connaître l'essentiel sur l'archivage

• Distinguer la durée de conservation légale et pratique
• Préparer un versement aux archives
• Gérer le plan d'archivage des dossiers

Réorganiser son classement : préparer un plan d'action

• Faire l'état des lieux
  • Faire l'inventaire des dossiers
  • Sélectionner les dossiers à restructurer
  • Évaluer le budget temps et matériel
  • Présenter le projet à son manager
  • Mener à bien l'organisation

• Restructurer et titrer les dossiers
  • Faire valider les titres par les utilisateurs
  • Définir les thèmes avec les utilisateurs
  • Numéroter les dossiers
  • Rédiger le plan de classement informatique
  • Afficher et diffuser le plan
  • Peaufiner la signalisation sur armoires et dossiers