Comment établir le budget de formation de son entreprise ?

Budget de formation en entreprise : qu’est-ce que c’est ?

Lorsqu’une entreprise souhaite favoriser le développement des compétences de ses salariés, elle doit définir un budget de formation. Il s’agit d’une enveloppe financière destinée au paiement des coûts liés à la formation professionnelle continue. Cette enveloppe comprend notamment les éléments suivants :

• Frais de déplacement (hébergement et transport)
• Frais de restauration
• Frais de formation (coût d’animation, etc.)
• Frais d’inscription (si applicable)
• Coûts du matériel, des outils et des logiciels nécessaires pour le suivi de la formation

En France, les entreprises doivent dédier un certain montant minimum à la formation continue de leurs collaborateurs. C’est ce qu’on appelle la Contribution à la Formation Professionnelle (CFP) :

• Les entreprises de moins de 11 salariés doivent allouer 0,55 % de leur masse salariale brute à la formation.
• Les entreprises de plus de 11 salariés doivent allouer 1 % de leur masse salariale brute à la formation.

Établir un budget de formation est loin d’être uniquement une obligation légale, il s’agit d’un enjeu stratégique. Passer par cette étape permet ensuite à l’entreprise de gérer son budget de manière méthodique. Une fois ses besoins en formation identifiés, elle peut y allouer ses ressources de manière cohérente et hiérarchisée.

Mais surtout, l’établissement d’une enveloppe financière permet de mesurer le retour sur investissement des actions de formation. Il devient alors très facile pour l’entreprise de savoir si une formation a été rentable ou non, ce qui facilite grandement la prise de décisions stratégiques.

Découvrez notre formation gestion du budget de formation

Quelles sont les étapes clés pour définir son budget de formation ?

Pour calculer son budget de formation, il est nécessaire de procéder méthodiquement. Il existe certaines étapes clés à suivre pour définir un budget qui soit adapté aux besoins de votre entreprise et vos collaborateurs. En les respectant, vous aurez toutes les cartes en main pour mettre en place des actions de formation avec un excellent retour sur investissement.

Étape 1 : Définir des objectifs stratégiques et identifier les besoins en formation

La première chose à faire lorsque l’on souhaite établir un budget de formation, c’est de définir des objectifs stratégiques. Pour y parvenir, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

• Quelles sont les raisons qui vous motivent à former vos collaborateurs ?
• Qui sont les collaborateurs concernés par ces formations ?
• Quelles compétences souhaitez-vous qu’ils développent ?
• Quels résultats attendez-vous de ces actions de formation ?

Les réponses à ces questions vous permettront de déterminer plus facilement un budget aligné sur vos ambitions stratégiques.

Mais cela ne suffit pas. Il est essentiel d’identifier les besoins en formation de votre entreprise et de vos collaborateurs pour sélectionner les programmes de formation adaptés. Pour ce faire, commencez par évaluer le niveau de compétence actuel de vos salariés. Vous pouvez le mesurer au travers d’entretiens annuels ou en récoltant des feedbacks. Ensuite, interrogez-vous sur l’écart entre les compétences existantes et celles qu’il reste à développer pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Vous aurez alors une idée claire des formations à mettre en place pour chaque salarié.

Étape 2 : Estimer les coûts de formation

Une fois les formations nécessaires identifiées, il convient d’estimer leur coût de mise en œuvre. Différents types de dépenses sont à prendre en compte pour avoir une idée claire des ressources nécessaires :

• Les coûts directs : prix de la formation, matériel, frais de déplacement, d’hébergement et de restauration…
• Les coûts indirects : frais administratifs, temps consacré à la formation, perte potentielle de chiffre d’affaires due à l’absence de salariés, retards dans les projets en cours…

Une fois ces coûts définis, vous devrez décider de la méthode à utiliser pour le calcul de votre budget global. Vous pouvez par exemple définir une base commune à chaque salarié ou au contraire un coût de formation personnalisé.

Étape 3 : Définir ses priorités stratégiques pour répartir les fonds efficacement

En fonction du budget que vous avez défini, il est important d’établir des priorités stratégiques pour répartir au mieux cette enveloppe entre les différents services. C’est à ce moment que vous devez vous poser les questions suivantes :

• Suis-je à jour dans mes obligations légales de formation ?
• Quel service n’atteint pas les objectifs fixés et aurait besoin d’une formation pour y parvenir ?
• Quelles sont les formations qui ont le potentiel pour générer un excellent retour sur investissement ?
• Est-ce qu’il y a des services ou des collaborateurs qui ont exprimé des besoins en formation particuliers ?
• Quels sont les projets en cours ou à venir qui nécessitent la maîtrise de compétences spécifiques ?
• Quels services ont le plus bénéficié de formations par le passé ?

En vous posant ces interrogations, vous aurez une idée plus claire de comment répartir le budget afin de prioriser l’atteinte de vos objectifs de formation.

Étape 4 : Mettre en place un suivi analytique et ajuster le budget en conséquence

Il est essentiel de mettre en place un suivi précis et constant des dépenses en formation. Cette étape vous permettra de contrôler que le budget est bien investi selon les priorités qui ont été définies. Si vous vous éloignez de ce qui avait été prévu, vous pourrez alors réaliser des arbitrages et ajuster le budget en conséquence. Vous devrez également faire preuve de flexibilité pour adapter votre enveloppe budgétaire aux nouveaux besoins qui pourraient apparaître en cours d’année. N’oubliez pas de dédier une partie du budget aux dépenses imprévues.

Comment optimiser son budget de formation ?

Plusieurs arbitrages sont possibles pour optimiser votre budget de formation :

• L’analyse des besoins : identifiez clairement les besoins en compétences. Un objectif de formation = une compétence à développer = une action de formation.
• Négocier avec le prestataire : Vous pouvez parfois obtenir des rabais en négociant avec votre prestataire. Les principaux arguments que vous pouvez mettre en avant sont la répétabilité de l’action et le ratio entre prix et durée de la formation. Pensez également aux différentes solutions de financement disponibles (OPCO, etc.)
• Prioriser les formats à distance : Pour les formations qui s’y prêtent, le distanciel est idéal puisqu’il vous permet de maîtriser vos dépenses en limitant les frais annexes.