1. Réaliser un audit et une cartographie des usages
La première étape consiste à identifier les outils utilisés — y compris ceux non autorisés (shadow AI) —, les cas d’usage réels et les types de données traitées, afin d’établir une cartographie des risques sur laquelle s’appuiera la charte.
Exemple :
Une entreprise découvre que plusieurs équipes utilisent ChatGPT pour rédiger des emails commerciaux et résumer des comptes-rendus de réunion, tandis que certains collaborateurs copient des données clients dans des outils IA non validés par la DSI. L’audit permet alors d’identifier les usages à risque et les outils à encadrer.
Pour en savoir plus sur la charte IA, son fonctionnement et les obligations qui l’encadrent, nous vous invitons à découvrir notre dossier complet.
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2. Qualifier juridiquement les systèmes utilisés
Il convient de déterminer la catégorie à laquelle appartient chaque outil au sens de l’IA Act – notamment système d’IA à haut risque – afin d’identifier les obligations qui en découlent, notamment en matière de contrôle humain, de transparence et de maîtrise des systèmes.
Exemple :
Un service RH utilise une IA pour présélectionner des candidatures. Après analyse, l’entreprise considère ce système comme potentiellement “à haut risque” au sens de l’IA Act, car il influence des décisions de recrutement. Des mesures de supervision humaine et de traçabilité sont alors mises en place.
3. Intégrer les exigences de formation et de sensibilisation
Les déployeurs doivent veiller à ce que leurs collaborateurs disposent d’un niveau de compétence suffisant en matière d’IA. La charte constitue à ce titre un vecteur de formalisation de ces obligations, en précisant les exigences de formation applicables selon les fonctions et les bonnes pratiques d’usage attendues.
Concrètement, chaque employeur doit s’assurer que ses collaborateurs soient en mesure d’utiliser l’intelligence artificielle convenablement.
Il peut s’agir d’ateliers de sensibilisation visant à apprendre aux équipes à vérifier les réponses générées par une IA, éviter le partage de données sensibles et détecter les erreurs ou hallucinations produites par les outils génératifs.
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4. Rédiger la charte IA
La rédaction de cette charte repose sur une méthodologie simple.
Le document doit être clair, opérationnel et accessible à l’ensemble des collaborateurs, en couvrant notamment les usages autorisés et interdits, les règles relatives aux données, les exigences de contrôle humain et les procédures de validation des projets.
Ce qu’il doit contenir :
- Les outils IA autorisés par l’entreprise
- Les usages interdits ou encadrés
- Les règles de confidentialité et de protection des données
- Les responsabilités des utilisateurs
- Les procédures de validation et de contrôle humain
5. Valider et déployer le document
La charte engage l’ensemble de l’organisation : sa validation implique la direction générale, les RH, la direction juridique, la DSI/RSSI et le DPO, et l’information-consultation du CSE peut être requise selon les cas. Pour être adoptée effectivement par les collaborateurs, la charte IA doit être assortie d’action de présentation et de sensibilisation.
Exemple : Après validation par la direction et le service juridique, la charte IA est présentée lors d’une réunion interne et intégrée au parcours d’onboarding des nouveaux collaborateurs afin de garantir son appropriation par tous.
6. Mettre en place une révision régulière
L’IA évoluant rapidement, un processus de révision périodique doit être prévu pour intégrer de nouveaux outils, actualiser les risques et prendre en compte les évolutions réglementaires.
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