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Les 10 règles d’or de la communication écrite par email

Les 10 règles d’or de la communication écrite par email

La communication par emails fait désormais partie intégrante du dialogue en entreprise. Que ce soit pour une communication interne ou externe, de nombreuses méthodes subsistent pour rendre ses messages performants. Découvrez nos 10 règles d’or de la communication écrite par email.

1. Connaître les bases de mise en forme

Telle une lettre, les emails ont bien leurs propres bases de mise en forme. Quelque soit le destinataire, pensez à bien espacer vos phrases afin de faciliter la lecture. Il se peut que votre destinataire lise cet email via son smartphone ou sa tablette, un texte épuré écrit dans une police neutre est donc à privilégier. Egalement, il est possible de mettre quelques points importants en police gras, ou de les lister de façon précise.

2. Ne pas négliger les formules de politesse

Les phrases de politesse commençant par « Veuillez agréer… » ne sont pas forcément adaptées dans un email. Cela dit, la politesse n’est pas à négliger et il est tout à fait probable de commencer son email par « Cher Monsieur… », et de le finir par « Cordialement ». Souhaiter une « bonne journée » à un interlocuteur plus proche est tout aussi appréciable.

3. Eviter les abréviations et fautes d’orthographe

Malgré la vitesse et l’instantanéité de la communication numérique, les abréviations dans un email peuvent vous défavoriser. Privilégiez plutôt des phrases courtes mais claires, sans abréviations ni fautes d’orthographe. Un email mal écrit peut déprécier votre discours et agacer votre interlocuteur.

4. Un « Objet » efficace et précis

L’Objet de l’email sera l’une de vos priorités ! Ayez toujours en tête que vos destinataires peuvent recevoir jusqu’à 50 ou même 100 emails par jour. Ainsi, un Objet qui indique clairement le contenu de votre email est fortement conseillé. Si l’email est à titre d’information, vous pouvez utiliser l’acronyme « FIY » (For Your Information),  ou si au contraire vous jugez l’email urgent, n’hésitez pas à débuter l’Objet par « Urgent » si tel est véritablement le cas. Un abus de cette pratique pourrait bien dévaluer vos propos.

5. Une relecture indispensable

Comme tout écrit numérique, la relecture est indispensable. Cette relecture vous permettra de vérifier les fautes d’orthographe, la syntaxe de vos phrases mais aussi le sens de celles-ci, à savoir si vous avez bien réussi à faire passer le message souhaité.

6.Eviter les majuscules non nécessaires et les points d’exclamation

Attention, les mots écrits tout en majuscule peuvent avoir un effet néfaste sur le discours souhaité. Les mots ou phrases écrits en majuscules donnent la sensation que vous criez à votre interlocuteur, de même que les points d’exclamation peuvent ajouter une tournure d’obligation ou faire comprendre à tord que vous donnez un ordre à votre interlocuteur.

7. Une signature soignée et précise

Tout comme l’Objet de votre email, votre signature doit être soignée et précise. Mettez-y les informations nécessaires pour vous contacter et des liens vers les différents sites de votre entreprise par exemple. Une création graphique ou le logo de l’entreprise peuvent être attachés, en prenant soin que l’image ne soit pas trop lourde en format.

8. Connaître son interlocuteur

Même si en écrivant un email, vous ne vous adressez pas directement à votre interlocuteur, il est conseillé de le connaître un minimum. En effet, un email envoyé à l’un de vos collègues peut être très différent de celui envoyé à l’un de vos prestataires par exemple. Egalement, si vous savez que votre interlocuteur est pressé ou n’est pas souvent à son bureau, privilégiez les phrases courtes et les emails directs (avec toujours une formule de politesse) pour faciliter l’échange

9. Soigner ses pièces jointes

Si vous souhaitez envoyer des pièces jointes à votre email, n’oubliez pas de les soigner également. Des noms appropriés et précis aideront votre interlocuteur, tandis que les fichiers lourds devront être envoyés par une plateforme de stockage. Un email peut généralement contenir jusqu’à 25 Mo de fichiers. Si vos fichiers excèdent ce format, privilégiez un envoi unique via les Wetransfer ou encore Dropbox.

10. Demander des conseils

Ecrire un email peut paraître comme une connaissance acquise naturellement. Cela dit, cette pratique commune n’est peut être pas si simple pour tous les employés. Aujourd’hui, de nombreuses formations et modules spécialisés peuvent aider les salariés et chefs d’entreprises à se perfectionner dans l’écriture d’un email. En cas de doutes ou de difficultés, il ne faut donc pas hésiter à se faire accompagner pour éviter les pièges d’une communication par email ratée.

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