10 règles de communication par mail à maîtriser

1. Connaître les bases de mise en forme

Telle une lettre, les emails ont bien leurs propres bases de mise en forme.

Quel que soit le destinataire, pensez à bien espacer vos phrases afin de faciliter la lecture. Il se peut que votre destinataire lise cet email via son smartphone ou sa tablette. Un texte épuré, écrit dans une police neutre, est donc à privilégier.

De plus, si votre mail est long, il est nécessaire de s’assurer qu’il soit lisible et aéré. Les informations importantes doivent être mises en avant afin qu’elles ne soient pas éludées.

Il est possible de mettre quelques points importants en police gras, ou de les lister de façon précise.

2. Ne pas négliger les formules de politesse

Les phrases de politesse commençant par « Veuillez agréer… » ne sont pas forcément adaptées dans un email.

Cela dit, la politesse n’est pas à négliger. Il est tout à fait probable de commencer son email par « Cher Monsieur… » « Chère Madame », et de le finir par « Cordialement ».

N’oubliez jamais de dire bonjour à votre interlocuteur (c’est la base de la base).

Notez que les tournures comme « Bien cordialement », que l’on utilise à tort et à travers sont très impersonnelles. Vous pouvez les utiliser, mais privilégier une « bonne journée » à un interlocuteur plus proche est tout aussi appréciable.

3. Eviter les abréviations et fautes d’orthographe

Malgré la vitesse et l’instantanéité de la communication numérique, les abréviations dans un email peuvent vous défavoriser.

Privilégiez plutôt des phrases courtes mais claires, sans abréviations ni fautes d’orthographe. Un email mal écrit peut déprécier votre discours et agacer votre interlocuteur.

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4. Un « Objet » efficace et précis

L’objet de l’email sera l’une de vos priorités !

Ayez toujours en tête que vos destinataires peuvent recevoir jusqu’à 50 ou même 100 emails par jour. Ainsi, un objet indiquant clairement le contenu de votre email est fortement conseillé.

• Si l’email est à titre d’information, vous pouvez utiliser l’acronyme « FIY » (For Your Information).
• Si vous jugez l’email urgent, n’hésitez pas à débuter l’objet par « Urgent » si tel est véritablement le cas.
  • Un abus de cette pratique pourrait cependant dévaluer vos propos.

5. Une relecture indispensable

Comme tout écrit numérique, la relecture est indispensable.

Cette relecture vous permettra de vérifier les fautes d’orthographe, la syntaxe de vos phrases, mais aussi le sens de celles-ci, à savoir si vous avez bien réussi à faire passer le message souhaité.

Veillez à écrire correctement le nom et le prénom de votre interlocuteur également. Une erreur est vite arrivée et peut entacher une première prise de contact.

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6. Eviter les majuscules non nécessaires et les points d’exclamation

Attention, les mots écrits tout en majuscule peuvent avoir un effet néfaste sur le discours souhaité.

• Les mots ou phrases écrits en majuscules donnent la sensation que vous criez à votre interlocuteur.
• Les points d’exclamation peuvent ajouter une tournure d’obligation ou faire comprendre à tort que vous donnez un ordre à votre interlocuteur.

Utilisez donc ces ponctuations avec parcimonie.

7. Une signature soignée et précise

Tout comme l’objet de votre email, votre signature doit être soignée et précise.

• Mettez-y les informations nécessaires pour vous contacter :
  • Numéro de téléphone
  • Adresse de votre site web
  • Adresse de votre entreprise
• Une création graphique ou le logo de l’entreprise peuvent être attachés, en prenant soin que l’image ne soit pas trop lourde en format.
• Vous pouvez inclure un lien permettant de prendre rendez-vous avec vous.

8. Connaître son interlocuteur

Même si en écrivant un email, vous ne vous adressez pas directement à votre interlocuteur, il est conseillé de le connaître un minimum. Un email envoyé à l’un de vos collègues peut être très différent de celui envoyé à l’un de vos prestataires par exemple.

9. Soigner ses pièces jointes

Si vous souhaitez envoyer des pièces jointes à votre email, n’oubliez pas de les soigner également. Des noms appropriés et précis aideront votre interlocuteur, tandis que les fichiers lourds devront être envoyés par une plateforme de stockage.

Un email peut généralement contenir jusqu’à 25 Mo de données. Si la taille de votre pièce jointe excède ce format, privilégiez un envoi unique via les Wetransfer ou encore Dropbox.

10. Demander des conseils

Ecrire un email peut paraître comme une connaissance acquise naturellement. Cela dit, cette pratique commune n’est peut-être pas si simple pour tous les employés.

En cas de doutes ou de difficultés, il ne faut donc pas hésiter à se faire accompagner pour éviter les pièges d’une communication par email ratée.

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