Identifiez les salariés concernés
Lorsqu’il devient difficile pour votre équipe de se rendre sur son lieu de travail, la mise en place du télétravail en entreprise doit être bien préparée pour que la transition se fasse dans de bonnes conditions. Commencez déjà par identifier les membres de votre équipe qui peuvent travailler à distance.
Si un membre de votre équipe se montre autonome au quotidien, que ses tâches principales ne nécessitent pas certains outils uniquement disponibles sur son lieu de travail, et que ses tâches ne nécessitent pas une présence physique permanente (accueil, encadrement…), alors ce salarié peut sans aucun doute passer en télétravail.
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Organisez votre équipe à l’avance
Lorsque les salariés qui peuvent être concernés par le télétravail sont désignés, préparez un ou deux jours avant l’ensemble de votre équipe aux changements à venir.
Organisez toutes vos réunions tant que toute l’équipe est présente. Faites également en sorte de discuter en priorité des sujets qui nécessitent des décisions collectives. Même s’il est possible de participer à des réunions à distance, les échanges de visu sont souvent plus efficaces lorsque le nombre de participants est important.
Faites également le point avec chaque membre de l’équipe pour attribuer des tâches réalisables à distance. Fixez des objectifs réalistes sur un ou deux jours et donnez des priorités. Chacun pourra alors accomplir ses tâches à distances sans perturber le travail des autres membres de l’équipe.
Pour aller plus, consultez notre guide de conduite d’une réunion à distance.
Mettez en place des outils de travail à distance
Un très grand nombre d’outils simples et gratuits permettent de communiquer, d’échanger des données, de partager des informations. Prenez quelques minutes pour vous assurer que tous ces outils sont disponibles et bien configurés, pour l’ensemble des membres de votre équipe.
Pour vos réunions, utilisez les logiciels comme Skype ou Hangout qui, même dans leurs versions gratuites permettent d’organiser facilement des téléconférences ou des visioconférences.
Pour vos partages de fichiers, pensez aux solutions Cloud. Dropbox, Google Drive, OwnCould, OneDrive… autant de solutions, gratuites ou payantes, qui vous permettront d’échanger simplement des documents.
Faites confiance à votre équipe
Quelle que soit au final l’organisation choisie, il est indispensable que vous fassiez confiance à votre équipe lors des phases de télétravail. Ne pratiquez pas un suivi excessif qui pourrait passer pour un manque de confiance vis-à-vis de votre équipe. Soyez conscient que cette nouvelle organisation doit se mettre en place, et laissez le temps à chaque salarié de s’organiser. Si les objectifs ont été clairement définis faites un point quotidien, et échangez si besoin sur les problèmes qui se posent suite à la mise en place du télétravail.
Dans tous les cas, n’oubliez pas que cette organisation sera bénéfique à la fois pour le salarié, qui n’aura pas à gérer les problèmes de transports au quotidien, mais également à l’entreprise qui pourra ainsi continuer à fonctionner normalement.
